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【大學兩好三壞】#1 副會長:溝通與表達是大學的必備良品


溝通與表達是大學的必備良品

 

       大學生活充滿與人互動和交流的機會,分組報告、系上活動、社團、戀愛等等,相信大家一定遇過各種好的或失敗的人際關係和團隊經驗,而想要維繫好的人際關係、避免團隊中的衝突甚至是增進與另一半的感情,溝通與表達可說是很常用也非常必要的一項技能。這篇文章我想跟大家分享自己從一位執行者到成為社團領導者後,所學習到之同儕的溝通與表達。

       在加入創聯會以前,自己曾經是一名業餘運動員,參加了四年的學校球隊。為了承受球場上高度壓力,並確保身心處於最佳狀態,我習慣直接地表達情緒,身旁的人總能在第一時間接收到我對於事情的想法或是喜怒哀樂,團隊的相處方式亦是如此。以往的球隊生活造就了我直來直往、直言不諱的個性,當時從未接觸社團生活的自己,真心相信這樣的個人特質在每個地方都能被接納。

 

光譜二端的想法碰撞 

 

       大一下懞懞懂懂地填寫創聯會的申請表單,加入了創聯會,當時聽著課程長解釋組織裡的各項事務,我才理解,原來運行一個組織,背後需要細膩的分工與所有成員共同的努力。在擔任課程組的一年之中,我與大家一起成長茁壯,並帶著第六屆祖先們留下的經驗與創意,在一年後成為了副會長,與我的夥伴——會長,一起面對全新且陌生的問題。兩個領導風格截然不同的決策者,在未經磨合前,想法持續碰撞,難以達到共識。自己務實並對組織制度有信心的個性,導致我對於夥伴提出的開創性作法經常抱持懷疑,並希望遵從以往作法來解決問題。為了排除看似急迫且重要的突發狀況,彼此處在緊繃的狀態,期望著對方能理解自己的想法,並給予支持。

       我常直接針對細節點出問題,質問前後的關聯性和合理性,卻忽略了整體架構,缺少思考的全面性。注重細節並不是壞事,然而自己在決策的過程,並無針對反對的部分提出替代方案或是充分提供自己反對的理由,導致在溝通討論過程中,彼此缺乏信任。

 

溝通,溝通再溝通

 

       溝通大多時候為了解決事情,因此無論彼此的立場為何,將事情與情緒做出明顯區隔,可以更有效達到想法的交流。回想起直來直往的自己每次造成衝突的原因,我歸納出三個主要因素:個性、思考角度和表達方式。

 

你懂我,我懂你

 

       在溝通前,瞭解對方的個性與偏好,有助預期溝通過程的思考方向,如果夥伴是情感取向,在溝通過程中盡可能地顧及團體中每個人的感受;若夥伴重視目標,那麼在對話時盡可能去蕪存菁,直搗問題核心。

 

把自己的腳放到別人的鞋子裡

 

       創聯夥伴來自不同背景、不同組別,更不用說我們所接洽的企業或學校單位,大家看待一件事的角度有所不同,想要達到的目的亦不盡相同。假設今天社團與學校單位要合作 Facebook 宣傳企劃,校方人員經常在接近編輯行銷素材的截止日期,突然要求更改內容或設計,這時身為專案的社團負責人,如何減少這個狀況發生的頻率,讓後續合作更順利?

       答案是「換位思考」!

       負責製作素材的行銷組員以及校方人員所在意的點和需求是什麼?行銷組員的需求的可能是「校方人員給予具體且明確的修改建議」,而校方人員因為隸屬學校行政單位,相對於學生社團,組織彈性不高,因此需要更多「彈性的溝通和作業時間」。無論今天自己的身份為何,適時站在對方角度設想,將有助加速理解問題。

 

給予回饋,創造正向溝通

 

        最後很關鍵的一點,也是直言不諱的我在創聯會裡最大的學習之一:給予回饋,同時亦給予鼓勵。在團隊中直接點出眼前問題,在理性面和邏輯論述上被大家採納,確實可以促進團隊的進步,但人不僅僅由邏輯與理性所組成,還有「情感」。

       溝通是雙向的,當對方提出建議,給予回饋能刺激彼此的交流,激盪新火花。即使對方提出的觀點不如預期,或與自己的想法有所衝突,我選擇先給予正向回饋解釋在處理這件事情上,我認同的部分和我認為對方值得學習的部分,再針對不認同的地方進一步提出自己的作法。這樣的方式讓對方得以在舒服的狀態下,願意持續溝通,闡述想法。

       給予回饋是個自然、沒有壓力的過程,沒有人應該感到被冒犯,而急著為自己的辯解。以決策者的角度討論創聯會的各種事情時,我持續練習與嘗試在團隊裡創造良好的溝通環境,除了提供解決方案,如何用好的方式表達自己並維持團隊和諧亦是不可或缺的一環,觀察夥伴的情緒再調整自己的應對內容,這樣對方也會理解自己是真心想要幫忙,而非只是想要贏得這場辯論。

 

打開心胸,擁抱多元  

 

        創聯會去除了我以往帶有稜角的溝通方式,讓我以更帶有感性、溫暖的方式待人,也讓我學習到如何保持開放心胸去與人連結,認識每個人獨特之處,以及認識自己,瞭解自己在團隊中所扮演的角色和提供的價值。期許我的分享讓看到文章這裡的你,無論在溝通表達或是人際關係方面,都能有所收穫。

政大創聯會 7.5 副會長 -  羅子函


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