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涵寶寶

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社會新鮮人這麼做,第一天就有好印象


前些日子,因為上課進修的關係,很容易接觸到各公司的主管與人資們,聽著他們抱怨著一些新鮮人,或是代溝等狀況,

之前有針對社會新鮮人,撰寫相關文章:#職場新鮮人 5個你要避免的職場地雷 與 畢業後不再特別!在職場上的10個心態上的差別 與 #職場 向主管溝通與會報方式 ,今天想針對,第一天報到就有好印象分享:

 

1. 看到人,若知道名字,稱呼對方名字打招呼,若不知道,就給個微笑點個頭吧!

新鮮人常見的想法:其實新鮮人不是故意的,也很掙扎,甚至自己心中跑了很多小劇場,但因為怕尷尬、不知道打招呼後聊什麼,乾脆假裝沒看到走過去好了。

主管們的想法:現在的新鮮人都不禮貌,看到人都假裝沒看到,簡單打聲招呼都不願意了。

最常聽到比較年長一輩的主管們抱怨,每次遇到公司新人,都容易低頭假裝沒看到或是假裝滑手機走過去,有些前輩是問說,自己長得很可怕嗎?有些前輩則是微微帶著不滿:「看到人都不打招呼嗎?」,這狀況尤其常出現在輩份比較明顯的本土企業中。

其實主管們比大家想的還要玻璃心 🤣  建議,面對他們,常常也很有事在忙,不一定要聊天,只要打個招呼、稱呼他們的名字或是職稱,說聲早,甚至微笑點個頭,他們就覺得很足夠了!

 

 

2. 問問題前,先試著找答案,最好是提是非題或選擇題,盡量不要只丟一個開放式問題

 

新鮮人常見的想法:我是真的不知道,才來公司一星期,我什麼都還沒上手啊...

主管們的想法:我們可以理解第一個禮拜工作很多東西還不清楚,但有些事情只要觀察一下、做點研究,還是有機會自己找到答案或是解決的,若無法,希望可以客氣詢問,畢竟每個人在工作上都有事要忙的。

職場上沒有人有義務教你,大家都有自己負責的工作,同事們、主管們可能都還有更上層的主管盯著,所以當你問一個開放式問題,大家一忙,可能就懶得回答。

所以建議,盡量用是非題或是選擇題的方式詢問,例如:「剛剛會議間提到的繳交資料,請問週四還是週五繳交對你比較方便呢?」「要查的資料整理方式是A方式好?還是B方式好呢?」

若真的沒有選項,那也可以先說明一下你做了哪些準備與研究,讓對方有個方向提供建議,例如:「剛剛OO主管提到的文件,剛剛在共同文件夾中的A文件與B文件找找不到,請問是不是個人email 傳送或是有其他文件夾我忽略了呢?」

 

 

3. 把自己當成公司的一員

新鮮人常見的想法:我不是故意要講公司不好,但真的很多制度有問題,我出發點也是為了公司好啊...

主管們的想法:問題不難發現,重點是如何訂定這問題的重要性,以及其解決方向,畢竟我們都在同一艘船上了!

開始上班後,就要把自己當成公司的一員,為公司著想,只要有這個想法存在,其實很多事情都能很快找到解法的!

公司現今的文化與狀態,可能都還有很多可以改進的,這可以在熟悉後,一一提出並修正他,但重點是,當你丟出問題,要記得附上一些自己的思考與建議解決方式,並做好一些研究跟功課,一家公司,很多制度文化、方案,都可能是在過往努力過最好的解法了,或是在目前既定的狀況下的最佳解;若你進到一個好的公司,你會發現,很多都不是媒體上講的滿腦腸肥的主管,而是真的有能力又身經百戰的人!

所以若有發現狀況,可以試著用請教的方式,請問對方:「自己做了OOOO的研究後,發現有A、B可行專案,想請教這部分是不是跟公司內部有什麼樣的資訊不對稱、或是我尚未想透的地方,所以沒採取這樣的方案?」

建議可以試著用請教的方式,很多主管們,都很願意教你、願意分享一些解決問題的邏輯與公司歷史的!

 

 

4. 有成本概念,從公司最大效益出發點思考

新鮮人常見的想法:行銷本來就要花錢,又要不花錢、又要有好的成效,怎麼可能啊...

主管們的想法:目的是行銷、專案成功,每個行銷與專案可以有預算,但是現在提出的方式,是不是已經是最好的解法?成效是否有機會預估?做最好的安排?

新鮮人出社會後,最常出現的狀況,沒有成本概念,因為過往在學校交的報告、社團活動,比較沒有營收的目的在裡面,加上大多是申請補助,或是拉贊助的方式,比較少思考到長期的經營策略。

在公司,是營利事業,每一分花出去的錢,都要考量其效益的。

再加上,其實一間有能力的公司,通常他們也會想很多、嘗試很多,有些事情不是不知道要做,而是在綜合考量重要優先順序後的選擇,所以可以先試著用多方角度切入觀察並做功課,才能有機會提一個,很成功且主管也會支持的方案!

建議可以試著,每個提案,試算可能要的成本,並預估其回收、效益多高,這樣的效益回收需要時間多長?是否有機會大於成本的支出?

 

5. 責任心與專案管理能力

新鮮人常見的想法:這個問題就真的是OOO同事的問題,為什麼連我也遭殃...

主管想法:每個人都很忙,重點是負責好自己的工作、解決問題。

責任心聽起來很空泛,但其實就是把事情當成「自己的」事情、自己的專案,也就是,當你負責某個工作內容,你就是這件事情的負責任;而專案管理能力,絕對不是專案管理PM才需要,每個工作內容,其實都可以當一個專案看待。

很多工作上,需要接觸很多窗口、要跟很多其他部門合作,很難靠自己就能完成,所以練習著,自己的工作做好專案管理,好好負責,例如:當你要分析資料,但是上游資料還沒提供,當然可以跟主管說「沒辦法,我沒拿到資料。」但是更期待的是,面對這樣的狀況,你會怎麼處理?是否已經跟對方確認狀況?什麼時候可以拿到?拿到後有沒有什麼加速解決的方式?而

 

6. 自我學習、自我成長的爭取

新鮮人想法:在工作上都沒有學習,主管都沒有教我們什麼...

主管想法:主管不是老師,怎麼都期待我教呢?

遇到很多社會新鮮人,都期待公司會安排很多課程,或是主管會教很多東西,若沒有,就會覺得這份工作沒有學習。但其實,需要定義的是:「所期待的學習是什麼呢?」若要完整的學習,其實大部分還是要透過專門的老師、線上課程、補習、自我研讀的方式,畢竟在上班時,大家都還是需要完成自己的份內工作。

那為什麼有些人覺得自己的工作,一直在學習呢?其實我觀察那些人,他們口中的學習,不是真的主管教了他什麼,而是工作的契機點,讓他發現自己缺乏的能力,讓他去補強,而工作,是他的實戰練習的戰場,測試/應用自己的所學。

 

7. 提醒過的不要犯,事情犯錯不超過兩次

新鮮人想法:我不是故意犯錯的...

主管想法:第一次犯錯,很正常,但是一直犯錯,感覺很粗心...工作可以交代給他嗎?

新鮮人犯錯,其實大家都蠻包容的,所以重點不是犯錯,而是犯錯的頻率,尤其是重複的狀況下犯錯。

這一點會特別拿出來講,是因為,當你容易犯錯,尤其重複犯錯,通常會開始給其他人的延伸印象是:「粗心、不負責任、不專心、對工作沒熱情等」,比較是負面的形象,所以若要有好的印象,不是追求不犯錯,而是追求同一個錯不要犯第二次,若自己比較健忘,可以試著隨身帶著筆記本,或是應用手機的筆記本APP,幫忙記錄!甚至可以為自己做一個SOP 表格,在特定比較容易粗心的地方,透過表格方式一一檢核確認!

 

 

8. email 或是通訊軟體上,詢問時都要加上對方稱謂或名字

新鮮人想法:我line 他,不就是跟他講話了,為什麼還要加稱謂?

主管想法:給出的方便被當成隨便,都沒有稱謂,真不禮貌...

這是我最常聽到的主管抱怨之一 🤣 「新進的那個員工請假,竟然直接LINE 我,寫說『不好意思,我今天要請假。』,我還想說他是誰、他在跟我講話嗎?」

我發現這是使用方式認定的問題,也就是,新鮮人可能把LINE或是Slack 等企業通訊軟體,當成自己平常跟朋友用的社群軟體,所以通常不會有稱謂;但是主管們,是把LINE 或是Slack 當成email 的替代品,所以他們期待對方,要像寫email 的方式,基本稱謂要有。

當然這樣的文化會依照不同公司而不同,若擔心自己不小心惹毛主管,保險的方式,都加個稱謂吧,例如:Mark 老闆/主管等。

 

 

 

以上的分享,是我最常聽到的狀況,其實這些小誤會,大部分都只是雙方的背景習慣差異出現的狀況。

每個主管都曾經是新鮮人,有些主管會適時提醒,有些則容易默默記仇 😆 希望以上8點,可以讓新鮮人一出社會,都跟主管有好的互動、留下好印象!

 

 

 

 

 

 


本文章發表於:學長姐

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台灣大學 國際企業學系

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