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子婷

外星人思維,喜歡喝咖啡但不聊是非

5個小秘訣,寫好英文商務email


 

現在大家重度使用網路的情況來看,Email是我們平時溝通最常使用的工具,特別是在全球化情況下,同事可能來自不同國家,但大多都使用英文溝通,那麼英文商業email有特定的格式嗎?在用詞上有沒有什麼需要注意的地方呢?

 

  1. 避免文法單字錯誤

寫錯字很容易造成雙方誤會,而且會有不專業的感覺。推薦大家一款Chrome擴充附件Grammarly,可以在撰寫email的時候直接顯示錯誤,或是可以選擇使用網頁版,把信件內容貼上去檢查。

 

Tip:Grammarly網站

https://app.grammarly.com/

 

  1. 保持主旨內容簡明扼要

許多人在寫Email的時候會犯下一個大錯,就是寫了一大堆但是講不到重點,試想每天被100封電子郵件轟炸的秘書或廠商,根本不會有耐心在那邊打啞謎,甚至會因為對方講不到重點感到憤怒、焦躁。

 

Tip:在開始撰寫之前,心中可以問自己一個問題

"Why am I sending this? What do I need from the recipient?"

 

  1. One Thing Rule

一封Email一件事情,Email不像公司裡的會議,走完越多待辦事項,就代表自己工作產能越高,但Email恰好相反,很多事情大家在電話裡就都講不完了,更不用說這種非面對面的溝通方式,談論的事情越少越好。

 

Tip:善用信件「討論串」功能

探討同一件事情時,回信不要另開新郵件,善用「回覆」功能,第一個好處是對方不會忘記你在說什麼,第二,在必要情況可能需要寄副本給主管或同事,這樣討論紀錄才不會漏掉。

 

  1. 寫作基本原則

簡潔明瞭是寫商務電子信箱的最高原則,利用一般信件的架構可以避免自己廢話太多,以下提供範例參考。

 

  • greeting 招呼語

"Hi, [First Name]"是很標準的招呼語,但是問題來了,要不要使用Dear開頭?根據美國富比世刊登的文章“Hi? Dear? The State Of The E-Mail Salutation”結論是“ Hi is becoming more acceptable, and in many businesses, it's the norm. 現在的電子郵件中使用Hi或Hello就好了,原因是對某些人而言,營造較輕鬆愉快的氣氛,對接下來的談話比較有利。

但是Dear也不代表有錯,只是這並不是像字面上有很親暱意思,他比較像是正式的打招呼,就像在中文我們使用的,「親愛的持卡人」、「敬愛的貴賓」。

 

  • a compliment or pleasantry 恭維/祝福

打完招呼後,最好接上恭維或是祝賀,讓對方比較有接下去閱讀的意願,像是最近的話就可以說Happy Lunar New Year,或是例如:

"I enjoyed your presentation about [topic] on [date]."

"I found your blog post on [topic] really helpful."

"It was good to meet you at [event]."

 

Tip:簡單一句就好,不要拍起馬屁,會有點虛假而且脫離重點。

 

  • the reason for your email 理由 \ a call to action 期待對方做什麼

附上寫信理由是很基本的禮貌,更重要的Call to action,有時候講一講會忘記要對方做什麼,例如朋友寫信申請工作職務,在CV當中寫了公司願景多好,自己的技能多優秀,卻忘記說自己是來應徵的!!!!!!!

 

Tip:在英文信件中Call To Action的句子通常是疑問句,例如:

"Could you send me those files by Thursday?"

"Could you write that up in the next two weeks?"

"Please write to James about this, and let me know when you've done so."

 

  • a closing message 結尾句

結尾句用於改謝對方,能讓整封信件看起來流暢以外,還有重複提醒Call To Action的功能。最後加上Sign-off像是"Best Wishes," "Kind Regards," "All the Best," or "Thanks." 並重複一次自己的名字就完成了!

 

結尾句例如:"Thank you for all your help with this."

"I'm looking forward to hearing what you think."

"Let me know if you have any questions."

Sign-off. This could be You should always follow your sign-off with your name.

 

  • signature 電子簽名檔

建議大家可以使用電子簽名檔,通常包含個人電子郵件、姓名、電話、社群網站或個人網頁等資料,這樣在每一封寄出去的信件裡,都會自動附上個人訊息,看起來比較專業以外,也能讓素昧平生的對方更瞭解你,以下為Gmail的設定範例。

 

  1. 英文動詞使用主動語態

英國作家George Orwell曾經說過一句話,” Never use the passive where you can use the active.” 這是因為主動句比較好閱讀,除此之外,主動句也有鼓勵且負責的語氣,因為在主動語態,句子聚焦在做事情的「人」身上。

 

Tip:哪個比較好閱讀?

I throw the ball. 我丟了球

The ball is thrown [by me]. 球被我丟

(第一種比較好閱讀)

 

其實網路上有許多商務郵件的範本,也看到很多人在下面要求電子檔,而這些範例文有沒有必要的可能性,我想答案是否定的,因為書信是死的,人是活的,郵件的往來一問一答,根本不會按照範文走,況且使用範文複製貼上的人,有時候無法判斷這些文法、單字是不是符合個別狀況,所以還是把英文好好讀好,並按照書信禮儀才是最好的上策喔

 


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2 則回應

2017-02-09 15:13 #1

我的電子簽名檔有時候會加上綠色叮嚀或是保密聲明看起來超浮誇哇哈哈

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子婷

2017-02-09 16:18 #2

TO#1

你這樣應徵的時候不會很尷尬嗎哈哈哈哈

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