上台報告的幾個大忌


最近這兩個禮拜真的是忙翻了
有五個報告...有的是要上台的,有的是要跟老闆報告的,弄到最後幾乎連做夢都在報告,睡也睡得很少...
 
這學期有修一堂課,雖然常常翹課,但有幾堂課講的特別好,我有特別去聽。像是forensic accounting(鑑識會計),透過會計的慧眼,抓出公司舞弊,超有CIA或是catch me if you can的感覺,好刺激XD。
 
之前聽過主辦樂陞案的檢察官講他辦案過程,跟公司管理階層鬥智的過程,講得繪聲繪影,不過他是從檢察官的角度出發,比較偏法律面的,forensic accounting是比較偏財務面的。但都是鬥智的偽商戰故事,燒腦又引人入勝。
 
這些金融犯罪的個案講解,很容易就因為專有名詞太多、關係太複雜、金流結構太迂迴,讓聽眾因此失去耐心。但我上這堂的課的forensic accounting講師跟負責樂陞案的檢察官,他們都講得非常精彩,能讓聽眾從頭專注地聽到尾。這一點很不簡單,尤其是在內容比較生硬的主題下。
 
我有觀察他們的表達技巧、再結合自己的一些經驗,歸納出幾個報告不能犯的大忌
 
大忌1:看著稿念
沒有人會看著稿念,又不是朗讀比賽...
一定要看著你的台下觀眾,這樣你才能更直接的把訊息傳遞給他們
有些人可能會覺得沒有稿=沒安全感
但沒安全感的原因,歸根究柢就是準備不充足
一個好的演講或是報告,肯定都是報告者對自己的內容很熟悉,才有辦法說的生動(像是樂陞案的檢察官,負責偵辦這件案件,所以他很多細節都講得很精采)
 
大忌2:看著ppt念
這跟看著稿念是同一回事
安全感真的要從先100%掌握你的內容開始
 
大忌3:一直盯著地板,不敢看聽眾
眼神接觸超重要,適度的眼神接觸可以讓你的表達更有自信的感覺
你有沒有自信,或者是你是否affirmative,都是可以"演"出來的
但也不要從頭到尾盯著一個人看,可以主要鎖定一個人(ex:教授、老闆),把大部分的視線放在他身上,但要記得大概每30秒換一下位置,看看別的聽眾,不然一直盯著同個人有點尷尬
 
大忌4:ppt是密密麻麻的字
這樣就沒人會看你的ppt了,一頁ppt盡量不要超過50字,能控制在30字以內最好
報告主要是看你的表達技巧,不是看你的文字撰寫能力
 
大忌5:ppt貼滿密密麻麻的數據
我有時候也會犯懶,直接把raw data貼上去...
但後來還是覺得這樣子不行,如鯁在喉...就會默默爬回excel把它畫成圖表了
我舉Walt Disney當例子,你直接把一份綜合損益表數據放上你的ppt,長這樣:
但如果你把幾個highlighted numbers像是稀釋EPS(diluted EPS)抓出來、畫成直條圖,它就會長這樣:
(資料來源:Walt Disney的2016年DEF 14A,股東決議書)
 
不妨問自己:如果現在自己是聽眾,坐在台下看台上簡報,會比較能接受哪種形式的數據呈現?
 
大忌6:完全沒有排練過,對自己的內容很陌生
有些人的確很厲害,可以拿到什麼ppt就扯什麼內容
但那畢竟是少數,我們還是要對自己的內容熟悉
不熟悉自己的報告內容,
一來報告會很緊張,想要帶稿上去念;
二來Q&A時,你會經不起問
大概要熟悉到什麼程度呢?就是洗澡時邊搓泡泡還能記得你哪邊要放什麼梗、你每一頁要怎麼轉換、你跟你的組員要怎麼轉場的熟稔度~
 
大忌7:沒有一個核心概念,沒辦法給觀眾留下記憶點
我記得之前有看過一個統計數據,是說觀眾最多能記得你這份報告幾個重點?答案是三個
所以報告的時候要盡量把內容都聚焦在某一個核心概念上,
想像有一條隱形的線串起你的報告,
你的所有內容都要跟這條線有關聯,然後要盡量重複一些你想讓觀眾記住的東西
不用擔心這樣會很囉唆,像是我們上課聽教授講話,也是重複的內容比較容易記起來
 
舉例來說,如果你今天想強調"我們看好這家公司的長期發展,因為A, B, C"
這樣你可以在一開頭總結性的先講一次A B C
接著再詳述A B C
最後再呼籲一次A B C的重要性
但記得要開頭的summary跟最後的summary用詞要不同,不然會顯得你在跳針XDDD
像是"好"可以替換成"成長動能強"、
"不好"可以替換成"仍有一些隱憂"、
"fast-growing"可以替換成"with momentum"、
"underperform"可以替換成"fall behind"
 
最後,說個玩笑話
f(成功的報告)=PRODUCT(buyside的誠懇眼神, sellside的口才, 管顧業的圖表)
 
By 發霉的青春

本文章發表於:學長姐

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匿名

2017-12-01 00:46 #1

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