前言:那些有說跟沒有說的會議技巧?
過去看了網路上很多「會議技巧」的文章,
但發現真正能運用上的沒幾篇,大多數都會跟你講:
「防止主席先發表意見,以免大家不敢講只會點頭。」
「不要找不適合的人來開會。」
「避免會議時間冗長。」
如果你看完這三項的反應是,點點頭認同。
那我真的會晃晃頭喊著:「天啊,這些不是廢話嗎?」
*廢話不是指「本來就這樣」,
而是「沒有前提條件下」,這些根本不能成立。
第一,其實是公司沒給員工足夠安全感發言,問題不是誰先發言;
第二,那是會議目標沒訂清楚,所以不知道該找誰,那開幹嘛;
第三,端看「會議類型」。
其實這就跟「簡報上的文字就要少」一樣荒謬,
或者「簡報就是要說故事」一樣扯蛋。
有些簡報上的字就是不能少,
例如法規、專利、重要資訊;
有些簡報要在短時間內呈現重點,說故事是一種情況,而非一個定律。
回到「會議」,大致上分成三種:
1. 發想點子的規劃型會議
2. 進行決策的評估型會議
3. 頻繁例行的匯報型會議
前兩種的會議時間一定會長,但第三種「匯報型」會議,
因為是最為頻繁的會議,如果沒有好的方法,很容易成為公司團隊中最消耗精力,
最浪費時間的例行公事。
因此,這次來跟大家聊聊我們公司的「十五分鐘匯報型會議」的進行方式。
情境故事:我的匯報會議如何 15 分鐘內結束?
還記得有一次在跟朋友聚餐,大家聊的正起勁時,
我的手錶突然震動起來,提醒我現在 20:50 了。
恩,是個每日會議的時間了。
「抱歉,我們公司要開個每日匯報會議,晚點回來!」
——我跟朋友們說聲,然後走到一旁拿著手機帶起耳機。
先打開手機,用 Airtable 查看今天公司同事的任務執行狀況,
對於大家撰寫的任務,補上自己的看法或建議。
21:00 群組語音撥來
每個人針對今天自己執行的任務,
用簡短的方式陳述,「與他人相關的事情」,
並回應其他人的文字留言(也與他人相關)。
一輪結束後,老闆會依序問大家是否有任何要補充或者臨時動議?
若沒有今天的匯報會議就此結束,想留下來聊天的可以留著,其他人則去修改自己的任務紀錄,讓後續方便追蹤,每日的匯報會議就此結束,會議時間大約是 10 — 15分鐘。
「哦嗨!我結束了」
「天阿,你們公司的開會也開太快,是怎麼開的!」
— — 結果朋友們反而對我們公司的會議好奇起來了。
你也對我們公司的會議感到好奇嗎?讓我們下集待續!
如何改善冗長的每日例行會議?(下)
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本文章發表於:工作。實習。打工心得
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8 則回應
2018-05-16 13:14 #1
期待下集
1
匿名
2018-05-16 13:21 #2
鼓勵了作者
1
2018-05-20 13:45 #3
#1
謝謝你的肯定!下集已經發布囉!
你可以點此進行閱讀:
如何改善冗長的每日例行會議?(下)
2
匿名
2018-05-24 10:37 #4
鼓勵了作者
0
2018-05-24 10:37 #5
希望我們社團開會也可以這麼有效率!
0
匿名
2018-05-25 10:48 #6
鼓勵了作者
0
2018-05-28 00:27 #7
#5
建議你可以先找出問題,再針對問題的根本去修正,這樣開會效率高的可能性就會相對提升囉!
2
匿名
2018-06-15 10:32 #8
鼓勵了作者
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