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侯智薰 (Raymond)

任性的九零後,ENFJ,生活充滿非典型,理性的樂觀主義者

如何改善冗長的每日例行會議?(下)


看了很多會議技巧,卻還是對例行會議抱著恐懼?
提供我們公司的每日 15 分鐘的匯報會議技巧與方法給你!

 

延伸閱讀:
如何改善冗長的每日例行會議?(上)

 

改良版的站立會議(Stand-Up Meeting)

 

每日站立會議是指每天早上舉行的短期會議。
該活動起源於 1990 年代興起的敏捷開發(Agile Development)。
站立會議一般用時五到十五分鐘,
有時候也稱為站立的早晨點名或每日例會。

 

在會議上,每個團隊成員需要回答三個問題:
今天你完成了那些工作?
明天你打算做什麼?
你的任務有遇到什麼困難嗎?

 

密蘇里大學商學院的研究指出,
坐著開會雖然舒適,
但也可能讓與會者忽略時間的流逝、拖慢會議效率,
平均比站著開會多用上 34% 的時間;
而且,坐著開會所得到的決策品質,和站著開會相差無幾。

 

搭配 Airtable 作為會議記錄


會議之前,我們會用文字描述今天自己做了哪些事情,
記錄在 Airtable 上(一個極其智慧的試算表):

 

如果說 Google Sheet 是試算表中的 Nokia,Airtable 就是試算表中的 iPhone。

 

 

Q:「為什麼要有文字紀錄?」

 

第一是練習寫出任務,用簡短的方式陳述,
並讓其他成員能在會議前「先行閱讀」,
才不會會議當下第一次聽到,還來不及反應與思考,
只能猛點頭,後來發現不對又要重開會議?(瘋了不成,時間很寶貴的。)

 

另外,會議當下講的都是要「與他人有關」的事,
這才是「會議」的本質,
其他與他人無關的任務,請大家自行閱讀即可。
(如果其他同仁在你的任務卡內有回應,
就表示這任務「與他人有關」,那麼你在會議時就能回應一下)

 

會議當下切換檢視:日曆檢視

 

一目瞭然今天,昨天,與這週發生了什麼事情,
讓我們能了解任務與工作的進展與發展。
除了明顯改善了一篇一篇冗長的會議記錄(Word 或者雲端文件的會議紀錄)之外,
更重要的是,
讓我們以時間軸的方式,去了解任務的進展與變化。

 


這是電腦版的 Airtable,它也有手機版的 APP。



【祕技】改良版的匯報會議流程與技巧


我認為站立不是重點,
如何讓「匯報有效」、快速,
讓參與人員認為「跟我有關」,
甚至能「有效追蹤」才是匯報會議的重點。


我們公司的匯報會議是「週間的 21:00」
因為是我們有遠距員工,就像我;
第二是這時間大家通常已經把今日任務告一段落,
再以匯報會議作為收尾,
沒做完的就明天繼續,
遇到困難也能在會議上尋求協助。


相對於早上開會,任務都還沒執行,
所以比起討論昨天的任務,
我們更傾向去檢視今日執行的任務。
(語音會議完後,如果有空的人還能繼續閒聊個,因為深夜適合談心嘛!)


1. 執行任務當下就先撰寫任務卡(以免忘記寫,會議前才在趕),
會議前 10 分鐘,上 Airtable 查看大家的任務,有問題或不懂的就留言。


2. 21:00:進入群組語音通話,
記得沒發言的人要關麥克風,
給講話的人良好的發言環境。
每人依序回報,記得「講與他人相關的事」,
只跟自己有關的事情,留給他人自行閱讀,無須多講。


3. 匯報完畢,主持人(通常是老闆,或者也能輪替)
依序詢問是否有臨時動議,沒有的話就散會。
會後,修改自己的任務卡(如果有需要增添什麼的話)

 


平均會議時間:10–15分鐘

 


後記:站立的本質是什麼?


由於我們有部分員工是遠距離,無法站立面對面,
所以讓我重新思考「站立會議」的本質是什麼?

 

我認為是「專注」。

 

所以我提議使用 Airtable 而不是用一般的雲端文件工具
(Google Doc、 Dropbox Paper,別談 Word 了…無法即時同步又有版本控制問題),
運用它「卡片」「日曆檢視」特性,
提升了事前閱讀與會議紀錄與追蹤的效能,
因此達到「站立」的效果——
因為大家能在會議前先行閱讀過,了解今日的任務狀況,
以及自己能提供什麼協助。

 

專注,不光光只是「站立」這個動作,
而是用良好的流程,提昇大家的速度感、事前準備與事後追蹤效率。

 


在「快速競爭的時代」,該如何提升你與公司團隊的職場工作生產力?


歡迎到我們公司五月份的專題:「秒速時代,電商必爭」
看看電子商務公司,是如何在這壓力倍增的時代下,提升自己的工作效率。

 

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https://medium.com/jandi-blog-tw/jandi-daily-meeting-148fbbf29a75

 

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侯智薰 (Raymond)

國立成功大學 National Cheng Kung University 不分系專案學程 · 工業資訊管理 · 化學工程

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1 則回應

匿名

2018-05-21 15:38 #1

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