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PineApple Kao

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從 e-mail 開始留下好印象!新鮮人應學會的 6 招信件禮儀技巧


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畢業季將近,許多企業紛紛開始進入徵才流程,對於正躍躍欲試準備投入職場的新鮮人或實習生們而言,如何在求職的各個階段留下良好印象,自然成為一件極為重要的事情。關於履歷撰寫較為廣泛的建議,先前我已經發布過一篇文章了;這次,則是要就「信件」這個主題,更加詳細、深入的來說明在新鮮人身上常見的幾個疏漏,以及相應的一些小提醒。

前述的文章請往這裡走:

一、分清楚 CC 和 BCC,適當地「回覆所有人」

寄電子郵件的時候,有三個必須認識的項目,了解他們各自的功能和用途,可以大幅度避免掉一些尷尬或失誤的場合,首先收件人 (TO) 應該不需要過多的解釋,就是這封信件最直接相關的寄件對象;另外兩項較常被搞混或不清楚的則是:

 

  • 副本 (CC):
    寄給和這封信件內容有相關、可能需要被告知到或同步訊息的對象,一般來說不會是主要負責處理或溝通的人。舉例來說,我在回覆求職信的時候,會將公司的 HR 信箱加入副本,這樣一來其他與招募相關的同事也能即時跟上我的處理進度。
  • 密件副本 (BCC):
    比較特別的功能,密件副本的對象雖然會收到信,但除了他以外的其他人是不會知道有哪些人收到密件副本的;因此,其他人回覆信件時密件副本就不會收到信。這個功能常用在發送大量信件時,保護寄件對象的個人資料。

 

正確使用收件人、副本、密件副本等分類,未來進入職場後可是基本且十分重要的一環,如果不確定怎麼分別的話,也不妨多加觀察和參考同事或前輩的用法喔!

 

此外,「回覆所有人」也是一個值得多留心的功能,單純「回覆」信件的時候,只有前一封信的寄件人本人、以及其他收件人能夠收到;「回覆所有人」則是包含副本對象也能收到回信,在許多狀況之下,由於副本對象也是需要同步了解情形、知悉討論或回應內容的,所以使用「回覆所有人」會是個更好也更完善的做法。

 

二、信件主旨應目的明確、文字簡潔

信件主旨可說是最直接的第一印象,對於日常可能收到數十、上百封信的人來說,清晰明瞭、讓人馬上能理解目的的主旨是最理想的,在主旨中先標出重點也是個實用技巧。舉例而言,同樣的意思和元素內容下,比起用「光穹遊戲《螢幕判官》推出同名小說,懇請協助刊登新聞稿」這種完整句子作為主旨,「【新聞稿】光穹遊戲《螢幕判官》推出同名小說」更加一目了然。

 

信件主旨除了應敘明目的外,也要提供足夠的辨別資訊,諸如這是什麼專案的會議、是哪間公司的採訪邀約、是誰的求職履歷等。以求職信為例,主旨請不要只寫「履歷投遞」、「應徵實習生」等無法立即辨認的內容,而是要類似「應徵某某職位_某某某」這樣,讓人資能第一眼就知道你是誰、你要應徵什麼工作,往後聯繫上也能更方便地找到你的那封信。

 

附帶一提,倘若你想求職的企業已經有在招募資訊上說明對主旨格式的要求了,就請不要自作主張任意更改。而事實上當然不只主旨,包含內容項目、格式等,遵照徵才單位的規則是最基本的要求,否則很可能連進入面試的第一張門票都拿不到噢。

 

三、謹慎不草率的內文是基本配備

關於內文,其實前一篇裡面提過很多內容了,這邊就再大概重述一次,當然主要還是針對「求職信」來舉例,但其實多半的建議都是各種情境通用的。首先,請避免寄出沒頭沒尾的信件,撇開內容的品質不談,最起碼的底線是信件要有內容,而非「這是我的履歷,謝謝」這種等同於空白的一行文,或甚至連一行文都沒有的信件。

 

你可能感覺有些荒謬或浮誇,但是實不相瞞,點開不到五十字的求職信並不在少數。當然,信件內文也並不是愈長就肯定愈好,但最起碼要用一小段的篇幅來說明「重點」,例如一封基本的求職信件篇幅和格式大概可以這樣寫:

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您好,
我是[某某某],日前經由[某某管道]得知貴公司目前有[某某職位]之職缺,經[怎樣怎樣]的一番瞭解後,對貴公司的[什麼什麼特色/此職缺的哪些部分]相當有興趣,因此寫信向您爭取這個機會。

我目前就讀於[某某學校某科系/曾於某某公司擔任某職位],[自行撰寫一小段說明]。所以我認為我[有信心勝任此職務/符合您的某某期望/能帶來某某益處]。

隨信附上我的履歷及作品集,我的聯絡方式為[手機、信箱],[隨時/可通話或回信的時間]均可透過上述方式與我聯繫。感謝您撥空閱讀我的信件,期望能有機會收到您的回應,若有任何建議或疑問之處,也敬請不吝指教,謝謝。

[某某某] 敬上

 

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其次,請留心信件中的用字遣詞吧!言語中適當表示出尊重有禮、不卑不亢的態度,會大大地提升好感度。建議避免使用「我本人」、「我親自」等用法,在某一些場合或某些人的眼中,這些用詞帶有些許高人一等、太過自我中心的意味,很可能使得觀感不佳,但也不需要刻意或過度地自謙,類似於「我」這種中性詞彙往往是更安全的選擇。原則上,不卑不亢幾乎可說是最恰當也最令人欣賞的態度。

 

最後,職場上的信件往來請多留點心,寄出前別忘了檢查一下錯字和細節。包含信件、履歷、甚至所有附件中文字在內,都應極力避免無論中文錯字、英文拼音錯誤、標點符號誤用、缺漏字或多餘空白等失誤,特別是求職或其他具重要性的工作信件,更是需要以足夠的細膩與嚴謹來處理。

 

四、留意附加檔案的名稱和格式

信件中的附加檔案是個意外地常被忽略的重點,暫時先撇開忘記附上附件就寄出這種基本失誤,最常見的問題有幾個:檔名不清楚、格式不正確以及檔案未壓縮。舉例來說,求職信中必備的附加檔案「履歷」、「作品集」等,許多新鮮人會直接就以「我的履歷」、「Resume_2」之類自己在使用的檔名寄出,不僅沒有提供足以分辨的資訊,甚至可能會給人資一種履歷未完成的感受。

 

最理想的履歷檔名,是例如「履歷_某某某_應徵某某職位」、「作品集_某某某_2019」這樣清晰且資訊明確的名稱,可以依據情況適時加入如公司名稱、英文名字、履歷年份等資訊,務求讓人資在一大片的檔案海之中,能一眼就知道這是誰的履歷、這個人想要應徵什麼職缺。

 

檔案的最佳格式視情況會有所不同,像是履歷、作品集以無法編輯也不會版型跑掉的 .pdf 檔最為理想;但若是新聞稿、文案之類的文件,則以方便對方編輯或複製的 .doc 檔為佳。對了,檔案中如果有較多的圖片,別忘了在寄出前壓縮唷!說到底呢,附檔的原則其實很簡單,無論在檔名中標註識別資訊、壓縮過大的檔案、選擇檔案格式等,最重要的就是替收件者設想,什麼樣的檔案對方使用起來會最舒服方便,就不太會出錯啦。

 

五、寄件用的信箱帳號也很重要

寄信用的帳號名稱算是一個易忽略的小小細節啦,建議最理想的是使用中文或英文姓名,英文名字加上姓氏也可以,若你是學生找實習的話,把學校名稱也寫上去不失為一個好點子。最重要的是,不要使用「王小明」之類的綽號或暱稱,以免給人資留下較為輕浮草率的印象。

 

六、即便只是回信也應該要完整有禮貌

現在你已經學會如何中規中矩的寫出一封信,算是通過了第一道關卡,那麼回信該怎麼做呢?首先,別忘了我們在第一點的時候說過的,觀察收件人清單、適當地決定要用「回覆所有人」還是「回覆」來回信;再者,仔細把信件讀一次,詳實確定對方問的問題內容,或者你有疑問的地方是否真的沒有說明到,然後再開始動筆寫你的回應,切忌答非所問。

 

比如說,信件中要求回應「某段時期之間三個以上方便面談的時段」,那麼就請好好地列出「三個以上」時段,萬一剛好無法配合也應該說明原因(像是:由於課程安排因素,該段期間只有兩個時段能配合,不好意思。),和前述的主旨格式要求類似,請不要在遊戲規則這種基本中的基本失誤,這樣不是太可惜了嗎?同樣地,有什麼需要回答的內容,也要充分理解對方的疑問候再有條理、邏輯性地回覆。

 

就算只是回信,該有的完整度與禮貌仍然不可少,書信往來畢竟是較為正式的溝通形式,與口頭對話並不一樣,不宜過度口語或簡略。隨手寫一封信達到基本功能固然簡單,但如何寫出一封令人留下良好印象、提升好感度的郵件,甚至藉此增進溝通效益,其中可是有非常多微小而重要的眉眉角角呢!

 

相信在讀完這篇文章後,你對「電子郵件」的小細節也有了更深了認識吧?那麼,未來在撰寫郵件時,別忘了多花一點心思、提升郵件質感喔。最後,感謝每一位閱讀到此的(準)新鮮人,祝大家擁有晴朗充實的職場生活!


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2 則回應

石頭哥

2019-04-30 #1

嗯,很棒的分享!寫email要注意的細節都提到了。不過,要小小提醒一下,有時候密件還是少給,免得對方白目回了,結果收件人一堆都知道你密件給某主管了!這挺傻眼的!

1

匿名

2019-05-01 #2

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