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兆yo

不求一路順遂,但求一路向前的勇氣

好煩,不想開會!你該知道的高效率開會三招


哈囉,大家好,我是兆yo,這次想跟大家分享的是我開會的一些心得總結

 

我平均一年大概要開個一百場會,所以想跟大家分享一下。

 

搞清楚開會的目的

 

其實學生開會最常陷入的三個誤區,就是沒概念,沒想法的時候先來開個會,好像開會問題就會解決一樣,所以我們先搞清楚開會的目的,我簡單區分為三類,

 

一、通告型會議:專門告訴大家事情,確認大家知道的事情一樣,不會有資訊上的落差,

二、決策形會議,已經有幾個點子了,所以只是召集大家做決議。

三、發想型會議,就是大家沒有什麼想法,聚集起來腦力激盪一下,選出好點子,

 

所以開會前先定義好今天的會議目的,不要想著一次解決所有問題,當然思考會議的必要也是很重要的。

 

事前的準備與提醒

 

學生通常會需要開會可以分成兩種,一種是報告,另外是活動或者專案,

 

以報告而言,我會先了解大概分為幾塊,有什麼要討論的,大概會有個底,會有人好奇這樣不會覺得太花時間嗎?其實我也嘗試當個組員給人家分配,結果那樣反而浪費更多時間。再來是大家覺得

 

大家討論可以的時間就好,但我通常會在開會前七天確定時間,大約三天前上傳本次的開會目的與大致內容,開會前一天提醒大家,以及開會前幾個小時在提醒一次,有人會覺得說這樣感覺太麻煩,但當然這是以大家的組員可能都沒在狀況上的情況要做的完整指南,

 

再來是大型活動的開會,通常會有固定排好的進度,所以開會就是確定事情都在時間軸上,以及各組的狀況報告,通常我會在會末的時候跟大家分享怎麼做事比較快,或者有哪些可以嘗試的方向,我覺得大家會覺得開會好像就是很浪費時間,所以如果讓開會有種在學習的感覺,自然會提升大家開會的意願。

 

發想型會議的小訣竅

 

我通常在做發想的會議的時候,我會先請大家回去看一下世界知名的活動,或者其餘的頂尖活動是怎麼做的,其實大家會想不到活動或者好的主意,其實不是不努力,只是真的沒有概念,所以會請大家分別準備三個看到的好點子。然後我們再討論怎麼轉化成我們需要的東西。

 

如果真的都沒有的話,我們通常會說大家有什麼想法,但沒人回應對吧,所以我的辦法是我會說給大家五分鐘,然後這三個、三個一組,你們討論,等一下各組報告,然後想不出好的,就先求有再求好的。

 

以上,就是一些開會的建議,但我個人覺得最重要的還是讓會議在半個小時至一個小時內結束,節省大家的時間,希望大家都能有個美好的開會經驗(笑

 


本文章發表於:觀點放送

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臺北教育大學 社會與區域發展

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2 則回應

蘋果大師

2019-01-15 #1

我想問,如果今天有人會干擾開會程序,但他卻是組別裡的強大戰力,那該怎麼辦?(簡單來說就是開會的時候東扯西扯,比扯鈴還扯)

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兆yo

2019-01-16 #2

我還是會簡單帶回來,其實也是依照跟他的熟稔程度,考慮提醒他,的直接程度,或者問他跟我們討論的主題有關的問題,接連著問,然後隨便問其他人跟主題有關的問題,但我個人也比較少遇到這個問題,希望能幫到你。

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