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WendyChang

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《新手公關第七課》你能訂好便當嗎?


之前跟高中同學T和大學同學A吃飯,A還在他的博士學位之路,而我和高中同學T都已經出社會打滾許久,除了感嘆時光飛逝,也不免回憶起各自從菜鳥走來的點滴,雖然我跟T從事的行業不同(T在金融業),卻同時對一件事印象深刻─訂便當

「吃」在台灣職場文化中扮演很重要的角色,不管是上班前來杯咖啡,還是中午同事聚餐,抑或是50嵐冷飲外送,又或是辦公室團購零食,都可以看出我們用「食物」將彼此緊密地連結在一起,想當然耳,要打點好一個人最重要的就從他的肚子開始。

我常笑說,當公關什麼事可能都摸過一遍了,應該是愈來愈熟練,唯獨訂便當這件「小」事,總是讓我一直栽,從菜鳥到不是菜鳥了,都還可以被銃康。從便當太零散、數量不對、菜色不佳,到便當晚送等情形都有,往往上一次犯的錯,這次都寫下來、記下來了,卻還是可以出包,希望以後不要有人再跟我一樣慘。

先說說為什麼訂便當重要吧

前面講了,「吃」在台灣文化中本來就扮演一個重要角色,「吃飯皇帝大」什麼事情都比不過填飽肚子,有什麼難事也是在觥籌交錯之際三言兩語解開。最最基本來說,就像小嬰兒肚子餓了會哭,沒有哪一個人肚子餓了,心情還會好。

 

什麼時候會需要訂便當?

  1. 內部會議:公司內部小至小組會議,大至主管級會議,甚至董事級會議
  2. 客戶會議/活動:跟客戶開會時剛好遇到午餐時間,或是為客戶舉辦訓練
  3. 對外活動:給工作人員食用的便當、給參與者食用的便當

其實可能還有各種不同的場合,就粗略分成上面三種,每一種可能要考量的點又不一樣,請繼續往下看。

 

訂便當終極SOP:如果這樣都還可以出錯,就沒救了

在拿起電話之前,先確定以下幾件事:

  1. 活動類型:是上面哪一種
  2. 活動時間:如果表定12點開始用餐,最晚半小時前便當就要抵達
  3. 參與的人(TA):給主管、客戶吃的便當就得高級一點,給工作人員吃的簡單平實就好,給活動參與者(學生、老師、民眾)吃的盡量菜色多一點變化
  4. 參與人數:吃素的、不吃牛的、不吃麩質的
  5. 飲食習慣:主管、客戶們是否有特別偏愛的飲食習慣?喜歡日式?
  6. 預算:在有限的預算內訂到最好吃的便當

 

跟店家講電話的時候,要確定以下幾件事:

  1. 菜色配置:雞腿、排骨、魚排各幾個;盡量避開極端選擇,比如整條魚可能就不是那麼適合
  2. 裝箱方式:是用塑膠袋還是紙箱,才能評估由誰、幾個人去搬便當
  3. 運送方式:老闆親自送還是計程車運送
  4. 抵達時間:將時間壓在活動前半小時
  5. 承辦業務:你下訂單的業務一定要有她的手機!不然司機遲到,你會找不到人
  6. 運送司機:如果是訂茶點,最好有外送司機的手機,以免茶點遲到
  7. 財務資訊:務必在電話上確認訂單金額、開發票的資訊

 

同場加映:訂F&B

除了訂便當,有時候也會遇到要訂茶點的情況,基本上有兩種狀況:

  1. 整天會議/訓練中,給客戶食用的餐盒/茶點,可能是早餐,也可能是下午茶
  2. 記者會、訓練營的休息時間茶點

首先,要先決定是餐盒還是盤裝式的茶點。

  • 餐盒:方便客戶一人一盒,早餐通常會配一個鹹麵包、一個甜的,較為合適;下午可以用蛋塔、餅乾。記住味道不要太重(香蔥麵包就不要了),不容易掉的(容易掉屑屑的就不要)
  • 茶點:我自己遇過熱門的選擇是布朗尼、咖哩叉燒酥、肉鬆叉燒酥、小型的水果塔,有甜有鹹,丹麥式的麵包(燻雞、蘋果、藍莓)反而不好拿

再來就是飲料的搭配

  • 夏天:熱咖啡、冰紅茶
  • 冬天:熱咖啡、冰紅茶

以上不是廢話嗎?其實有時候會遇到冬天天氣很熱,就要配一個冰紅茶,夏天冷氣房裡反而熱咖啡是比較好的選擇。

當然,如果要顯得很「高級」,主管就會叫你幫客戶買星巴克了。

最後最後,一定要先問過公司的老鳥、其他組的同事:

哪家便當好吃

哪家便當好吃

哪家便當好吃

最好是主管說過好吃的,不然訂不好最後就是你被念了。


WendyChang

國立臺灣大學 外國語文學系

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匿名

10 天之前 #1

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匿名

9 天之前 #2

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