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Wendy

左手寫媒體寫公關,右手點戲點電影,翻譯遊走語言間,紅白拖要不停走。

《新手公關第九課》辦講座、邀請講者如何不出槌?


要說辦什麼活動是大家最熟悉的,論壇/講座肯定榜上有名,可能不少人在大學時代就已經為系上、社團邀請學長姐、前輩、名人回學校演講,到了公關業,記者會是一個相對新的活動,但是論壇彷彿就毫不陌生了。

我很幸運在踏入社會就受邀演講,進公關業後也有機會規劃論壇活動,今年更是一口氣接到三、四個演講邀請。擔任過邀請者和受邀者兩種角色,其實中間的「攻防」和「來回」存在著許多眉角,究竟發出邀請的人要怎麼做才能讓雙方甚至三方都皆大歡喜呢?

客戶/老闆說:我們來辦演講/論壇吧

當客戶或老闆拋出需求時,AE和AM需通力合作訂定主題和邀請人選。以我個人經驗為例,某次的論壇是客戶在台灣的週年紀念活動之一,同時因為是科技產業,所以也會跟著時下「創新」的潮流,大框架、主題已經確定了。但是在這個大框架下,要各自用什麼子題、內容去支撐,同時跟客戶的產品連結,就考驗著團隊功力。

科技業近年來熱門的議題不外乎:物聯網、人工智慧(包含智慧汽車、智慧醫療)、虛擬實境VR、擴增實境AR等,而從中必須選擇出和客戶相關的產業,建議講者人選自然也可以是客戶的客戶,如此一來,講者最瞭解客戶的產品,相當於為客戶「驗證」了創新實際應用。

同時,一場大型的論壇甚至也可以是「產、官、學」的跨界融合,如果有機會邀請到政府官員講述當下政府在某領域的創新,不僅讓辛苦公務員的成果被更多民眾知道,也提升了政府和客戶的正面形象,是雙贏。

當年的論壇後來交由外部公司負責邀請講者,不過最初是由我在三個領域各提了三位人選,最後政府官員的演講收到觀眾的正面回饋,實在是意料之外的驚喜,對我個人來說無疑是大大的肯定。

邀請講者時的Dos and Don’ts

AE完成邀請函後,大多時候會有AM過目確認,內容上往往較為完備;不過最近收到的邀請也有第一線承辦人員送出的,在信件來往的過程中,我發現有些內容真的可以再進步的,同時也讓我回想自己過去是否有犯下同樣的錯誤(汗顏)

第一封訊息/email的範例:

Wendy您好,我是某某公司的誰誰誰,因為(說明原因:在哪裡看到你的文章/演講,或是某某人介紹、建議),了解您對某某議題十分熟悉。我們公司在X月X日有個活動(名稱),不知是否可邀請您擔任講者?以下是活動詳細資訊供您參考。

  • 日期、時間、地點
  • 活動名稱、活動目的
  • 活動流程
  • 聽眾樣貌(大學生、上班族⋯?)
  • 車馬費(有時會留到第二封信說明)

注意,如果流程中不只一位講者,應明確點出每位講者的分享時間點,我就曾以為自己要分享的時間長達80分鐘,而後來發現只要講40分鐘。

第二封信之後的確認

  • 是否有希望講者演講的內容大綱?或是由講者自由決定?

公關代理商可能已經有規劃好的訊息架構和演講重點(Talking point)即可於第一或第二封信中提供給講者;若是比較小型、自由的講座,則可讓講者自由決定,或是藉由過去的內容、聽眾的回饋,給予講者建議,畢竟講者有時可能並不了解你公司的TA是什麼樣貌。

  • 簡報的提供時間:是由講者自行攜帶電腦、或是主辦單位投放
  • 現場的器材支援:講者若自行攜帶電腦,你們有提供什麼樣的轉接頭?VGA、HDMI、Apple Type-c等等;是否有投影筆;是否有音響設備
  • 你希望講者抵達的時間
  • 講者實際可能會抵達的時間
  • 講者/秘書的聯絡電話
  • 是否有提供餐點(提醒講者事前用餐、或是現場有提供小茶點)
  • 是否有提供車馬費、車馬費提供方式(現金或匯款)、是否會需要給講者簽單據、講者需要準備什麼資料以利報帳(身分證影本?存摺影本?)
  • 若事先知道聽眾樣貌、聽眾有什麼樣的問題,提早提供給講者準備簡報時參考
  • 活動現場交通方式(如何停車、誰會去接)

撰寫講者介紹時

現在活動宣傳的管道很多,不管是Facebook、官網、售票系統,都可以看到宣傳文案,講者介紹的文字有兩種取得方法:我們自己寫,或請講者提供。

面對企業家、大人物、長輩,往往AE須先草擬好後給講者確認,這些人可能已經非常有名,所以網路上面可以找到非常多介紹,這時候要切記勿直接「複製貼上(重組)」,盡量自己消化後,依照你們公司、客戶的風格,撰寫一段介紹,再給講者確認是否可行。

如果你覺得某個網站上的介紹寫得非常好,最好詢問講者是否可以直接使用,若是講者自己寫的,有可能可直接使用,有時候也許是其他活動網站幫他寫的,這時候最好還是自己動筆思索。

宣傳時

如果這個講座活動也需要借助講者的社群分享宣傳,需事前提供講座的宣傳時程規劃:

  • 宣傳資料提供時間點:講者提供資料(如照片、介紹內容)
  • Facebook活動頁面公佈時間
  • 宣傳管道:
    • 品牌Facebook粉專
    • Faceook活動頁面:貼文頻率、內容介紹
    • 電子報(可能是所有會員都收得到)
    • 相關會員通知(可能是特別訂閱、追蹤的會員會收到)
    • 相關宣傳的KOL分享

這個階段做得越細緻,就是避免後續報名成效不佳而引起的不愉快或尷尬;Facebook近幾年的演算法不斷改變,過去行得通的方法可能下次活動就不適用,因為Facebook希望你投入更多金錢在廣告上,抓住關鍵人物分享或是連結時事、感動人心的貼文,是我今年辦活動較為有效的方法。

活動當天現場注意

  • 安排講者的休息區
  • 安排講者與活動主管/客戶的會前交流時間(因為活動結束後,講者往往會被聽眾包圍)
  • 安排講者彩排時間(是否需確認簡報內容?由講者確認或由秘書確認)

很多時候你的主管、客戶了解講者的程度,可能不如你來得深,所以事前應該「Brief」讓主管們知道為什麼你要邀請這位講者和演講內容,同時讓同場每位講者認識彼此,如此一來,每一位上台者在發言時可以更流暢地串起前後主題。

姑且不論你或講者是什麼個性,我們就假設每個人都想要感受到被尊重、舒服,所以在流程需極力做到細緻、謹慎、周到。當客戶、主管只想一步(他們當然不會如此),你就必須先看到他們的需求、講者的需求,上面的東西也許瑣碎,但你永遠不知道哪個點是對方在乎之處,下次就用個清單確認自己是不是都做到了吧!


本文章發表於:觀點放送

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Wendy

國立臺灣大學 外國語文學系

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匿名

2019-06-25 #1

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匿名

2019-06-28 #2

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匿名

2019-07-02 #3

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