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職場上的正式書信,你一定要知道的11大重點


上一篇文章:外商履歷,寄出前一定要檢查的20個DO's and Don'ts 有同學留言,想要了解在職場上的email 禮儀,在這邊,整理一下,自己之前在外商學習到的,以及自己觀察同學比較常出現的NG狀況,還有建議方式:

 

1. 明確的主旨

在你的主旨,記得寫出這封email 的目的,還有需要對方回應或是要看的內容

NG:進度報告
改善:7/25 進度報告,待確認執行方式

 

2. 記得要寫稱謂或是收信者的名字

寫上讀信者的稱謂,可以讓對方在第一時間有好感,也比較確定是在跟誰對話、展現尊重喔!發現近期很多同學寫信,很容易會直接回說:「喔喔,好的!」、「收到」,這樣看起來比較像是在吩咐對方做事情,若對方偏偏是你的主管,感覺會比較不好!

改善:
您好,
蔡副總好,
xx 老闆你好,
Good morning, 
Greeting, 
Dear xxx, 
Hi xxx, 

 

3. 內容中若有待做事項,可以壓個 follow up 日期

主管們每天都會處理很多事情,所以他們自己有自己的to-do list在心中,看到沒有壓日期Deadline的,很容易覺得不重要,會把重要性默默往後移,他們不是故意不回覆,只是可能不小心被其他更重要的事情蓋過去了,所以建議,若有需要對方回覆訊息、提供建議等,可以壓個時間,請對方回覆。

NG:對方廠商希望儘早確認,我們要選購的是哪一個商品
改善:考量到貨品準備時間與後續包裝,希望 Michael 可以在 8/15(五) 前確認,要選購哪一個產品

 

4. 盡量用選擇題,而不要用開放題目詢問

若你用開放題目的方式問主管,一來是,要思考的比較廣比較多,二來,對方可能需要多一點時間整理或書寫,所以若非很緊急,通常會往後延,等有時間再好好解決,但偏偏你可能非常需要主管的確認與核准,所以建議,把你原本要問的題目,盡量換成選擇題方式,這樣主管,就可以快速做選擇,若真的有其他不清楚的,他也會比較有動力,快速回覆並詢問與確認。

NG:寄過去的提案,Kate 不知道有什麼想法嗎?有要改善的嗎?
改善:寄過去的提案中,目前有2個部分特別需要請Kate 確認:1) 這次的懶人包設計,顏色較以往不同,在設計上,有紅色與藍色版本,不知道Kate 認為那一版比較適合 2) 以往懶人包都是週日晚上9:00 ,但因為這次主題比較嚴肅,希望可以在週間分享,是否可以呢? 

 

5. 將信中討論所用到的資料都附上下載連結,或是夾帶在信中

有時候討論的內容,會跨多封信,或是跨文件,你不要期待主管們有時間一一找,所以貼心一點的方式,就是把相關需要的資料,都附上下載連結,或是夾帶在信件中,若是連結太長,也貼心地縮短一下連結,不然信件看起來會很亂。

NG:上一封信寄給你的進度簡報,不知道David 你有什麼想法?那一封信主要是要回覆客戶上次email中的疑問
改善:進度報告已經上傳至Google Drive 上(連結:https://bigstudent.tw/0BPFT ),這主要是針對8/4 客戶信件(主旨:xxx 企業合作提案)中,所回覆的資訊

 

6. 適時用粗體或是底線或是列點,讓內容重點更清楚

email 上文字一長串,很容易快速閱讀過去,有時候會漏掉一些資訊,所以有特別重要的資訊,建議可以用粗體或是底線,或是將資料列點的方式呈現,讓主管們更一目瞭然。

NG:這週五我們會舉辦一場使用者說明會,可能會是在大樓的大廳舉辦,我們目前都有邀請,像是網紅或是藝人等,但是目前都還沒確認人數
改善:我們因應徵文比賽,延伸舉辦了一場面對面的使用者見面分享,相關資訊如下:

。活動時間:8/12 (一)15:00-17:00
。地點:辦公大樓大廳
。參與人數:預計60人
。目前已邀請的人數:80人,皆為彩妝領域的KOL

 

7. 確認收信者、CC(副件)、BCC(密副件) 名單

這部分會依照每個公司的文化而異,或是依照每次的專案而不同,主要還是要確認,你的相關專案或是部門主管的需求,有些會要求,對外部廠商的email ,都需要cc 小主管,或是,協助發送一些行銷信件,要小心,是不是有些個資的問題、是不是要把一些人加到BCC,方便對方知道但不透露身份。

 

8. 用語正式,不要太口語

這部分依照你所email的對象而有所不同,可以看你跟對方的輩份與親近程度而異,因為輕鬆部分,相信大家不會有問題,就跟聊通訊軟體一樣,但若是面對你的主管,或是其他工作上的夥伴與同事,建議還是不要太隨便、太口語!或是太多emoji、太多特定的標點符號,例如「~~」「!!」等,這些會對你的專業度扣分喔!

NG:謝啦!我收到邀請了,我再看看有沒有其他同事有興趣,這件事就不用擔心,我來Carry~~
改善:謝謝你的邀請,關於8/23 的電影首映會,我會在詢問是否有其他同事可以一同參與,確認人數後,我會一並將訊息再回覆給你!

 

9. 若第一次接觸,記得簡單自我介紹自己

在實習時,或是正職剛進公司,一開始負責專案或工作者,開始寫email 時,才需要特別注意,或是,在面對新的廠商或是合作夥伴,才需要特別自我介紹一下;這邊的自我介紹,不是說要介紹你的個人資訊,而是你為什麼要聯絡對方?你扮演的角色是什麼?接下來你們還會有怎樣的互動?

NG:我老闆說要跟你要粉專的數據
改善:Fred 你好,我是Michelle,未來會是由我接替Jennifer 的工作,負責所有社群的數字分析,所以接下來每週一,我需要跟你要過去一週的社群數字,彙整成報告。

 

10. 最後記得署名與留下你的聯絡資訊

若有簽名檔,記得要在簽名檔上面,編輯你的聯絡資訊!若沒有,記得每一封信上,要記得標註你的聯絡資訊。

因為有些主管,或是說,一些議題,用文字上比較好討論,他們通常會收到信後,直接打電話跟你討論。

聯絡資訊的內容:

改善:

Sincerely,
黃阿謙 Dave Huang

社群數字分析專員

E-mail : Dave.Huang@abc.com.tw
手機:0912345678
公司號碼:02-2222-3333 分機:835

 

 

11. 收到主管的信,尤其是有交代特定專案或事情,盡快回覆確認

若收到主管,或是其他同事、廠商伙伴等,有些會請你做的事情,盡快回覆,告知對方你已經收到,並開手著手行動,若可以,也可以把預計完成的時間告知對方!

NG:(收到email 後,沒有回應)
改善:Frank 老闆,已收到你的email ,你要求的進度報告,我預計在今天下班前會提供給你!

 

 


本文章發表於:學長姐

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涵寶寶

台灣大學 國際企業學系

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4 則回應

菜菜的

2019-08-10 #1

謝謝推薦,好實用喔

1

Stan

2019-08-11 #2

壓follow up日期真很重要,才能更精準掌握各案進度。

email 其實是較正式的溝通工具,而魔鬼藏在細節,

文中有許多點也都是自己犯錯後,才知道怎樣寫比較好。

另外建議信件一定要定期做整理,並做好分類管理,

重要的信件做標記管理、檢查附件檔案是否確實附上...等

1

涵寶寶

2019-08-11 #3

 @菜菜的 :謝謝你!

 @Stan :真的,分類管理也好重要!感覺 Stan 很可以分享一下,如何標記管理的文章!

0

匿名

12 days ago #4

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