【誒!暑假你都在幹嘛?】在英國千萬別犯了寫email大忌


可能會有不少到英國留遊學、交換學生遇到過email-communication的經歷

作為一個non-native speaker,因為不熟悉email-communication的各種規範禁忌

在和申請學校聯繫、和教授、對外邀請信或者申請internship時

 

進行email-communication時千萬不要範哪些禁忌呢?

When writing a formal E-mail······

• 千萬不要用不正式的mailbox發mail!

第一印象相當重要!

用XXXXX@gmail.com給教授或者實習公司發mail,那你有很大可能犯大忌

建議用學校mailbox發mail,但請確保學校信箱確實能收到對方的回執!

如果你給申請的公司或給教授寫信

學校信箱往往能讓對方快速了解你來自哪個大學

從而形成一個較好的第一印象


• 一定要在mail主題中簡要地寫明來意!

千萬不要在mail主題中簡單地丟下一個“Help”或者“Hello” 或者“Question”

 

請簡要申述mail內容,如給導師寫信問問題:

“Query about case study in Clinical Skills lecture.”

(如果要詢問某一節課的問題,最好把該節課的具體時間附上)

如在申請工作或實習時,寫明你要應聘的崗位:

“Application forLibrary Assistant post ref: LIB/6291.”


• 要先打招呼!

給比較熟絡的導師寫信時可以address them by their first name

否則用family name(如Dear Dr. Miles)

 

如果不知道收信人姓名,可以使用:

1) Dear Sir or Madam

2) 對方的職位title:如Dear Sales Team, DearAdmissions Office, Dear Advisory Board…etc.

(ps如果用To whom it may concern則顯得太過正式

也會暴露你對收信人沒有做過調查和了解

因此建議各位在寫email之前盡可能了解到對方的信息)


• mail開頭怎麼寫? (最好客氣一些!)

在address完對方的title以後,尤其是需要有求於人的

可以在mail的開頭(第一句)加上

I hope you are well/ hope this email finds you well/hope

this email finds you in good health以示客氣

大意為“希望您最近過的不錯”,是常用的客套話

 

• 千萬不要用net speak/neologism!

一切正式writing中都應該避免像YOLO(you only live once)

或ROFL(rolling on the floor laughing)等等非正式用語

請確保使用完成的、語法正確的、沒有拼寫錯誤的句子


• 千萬不要把mail寫的過長或者附上超大附件!

教授、學校的工作人員、公司的HR等等都是大忙人

在委婉地表明來意時不宜過於客套導致mail冗長讓人讀得心累

附件太大下載起來(也許)會很慢

可能給追求效率的對方帶來麻煩


• 如果向對方提出要求時,一定要加上thank you

禮貌永遠是保險栓


• 結尾該怎麼寫?

一、留出互動(mail往來)的餘地

mail最後可以添加一句Should you have any questions,

please do not hesitate to get in touch with me,

或者let me know if you have any issues with (…)

保證對方能夠對你有充分的了解,也讓對方看出你對申請的重視

 

(如果稍微有點著急希望收到對方回信的話,可以適當地加一句I look forward to hearing from you!)

 

二、a PROPER sign off

- 給導師寫信時

關係非常友好的– best wishes

禮尚往來的– kind regards

禮貌且熱心的– best regards,(簡單點的可直接使用best或regards)

非常專業,職業上較為正式的– yours sincerely, yours faithfully…

 

- 給(不知道對方具體姓名的,Dear Sir or Madam)應聘公司HR寫信時- “Yours faithfully,”

- 給(知道對方姓名的,Dear Dr. Smith)應聘公司HR寫信時- “Yours sincerely,”

(!!! Sign off後面要跟上自己的全名)

 


本文章發表於:工具文版

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