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涵寶寶

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請教學長姐、業界前輩的email 信件怎麼寫?


這部份剛好是我自己常遇到,前些日子跟朋友聊,發現有一樣的困擾,所以決定寫一篇文章,供學弟妹們、後輩們參考!

 

通常你會寫給學長姐或是前輩,主要幾大原因:

1. 想詢問建議:職場建議、個人職涯、生活建議等
2. 想問對方的一些個人經驗:產業、工作上、專業上的建議
3. 講者邀請

 

透過的工具方式有:

1. 面對面
2. E-mail 
3. Facebook 或是 Instagram 或Linkedin 等社群工具

 

面對面除外,我自己的經驗加上身邊前輩們的詢問,最NG的做法就是:

直接丟一個訊息,寫著:「我有問題想請問你,不知道您是否方便嗎?

甚至沒有回應,還會寫:「???」

 

為什麼NG呢?

我自己就有過經驗,回應後,發現容易遇到以下狀況:

1) 對方的問題很奇怪
2) 他其實不確定自己的問題是什麼
3) 無止盡的發問

導致於,溝通很沒有效率,因為訊息或是信件上來來回回!我身邊很多朋友,看到這樣的訊息,就會選擇不點開、不回覆了!

 

所以,要怎樣寫,可以提高自己的請教信或是請教私訊,被回覆的機率提高呢?

1. 對方的稱呼

若可以,把名字寫出來,可以瞬間拉近距離,也讓對方可以確認,你是找我的沒有錯,而不是大量發信的其中一位收件者。

建議:Mike 學長、小芬學姊、涵寶寶你好
NG:你好

 

2. 首先,簡單自我介紹

你怎麼稱呼?不一定要全名,但至少要讓對方知道,回信時,要怎麼稱呼你。
是什麼樣的狀態呢?學生?或是上班族?甚至在哪個學校、哪個科系就讀,或是在哪一間公司哪個職缺就讀,至少讓收信者,在回覆前,對你有簡單的了解,會比較放心。

(題外話:有時候人還是現實的,若你目前的職缺或是未來的方向,跟他比較有關,有合作機會等,會比較有回覆的意願喔!)

 

3. 說明你怎麼知道這位學長/學姊/前輩

對方是你的系上學長姐?同校的學長姐?或是在某篇文章認識的作者或前輩?或是在特定的活動、場合下,有過一面之緣?

 

4. 為什麼就是要找這位學長/學姊/前輩 

可以說明,為什麼你認為這個問題,一定要詢問這位學長/學姊/前輩,讓收件者感受到被重視、與無可替代感,會更願意回覆你的問題!

 

5. 列出你的問題

當你把問題列出來,一來代表,你已經思考過,接下來的回覆比較有意義也比較有效率;

二來,不需要太大方向討論,可以直接針對你的疑惑解答,可以降低回覆的門檻,提高回覆的意願!

而列出的問題,盡量在5題內,最多不要超過10題,不然有時候,會因為數量,怕回答的內容要花很多時間,所以還是選擇跳過,畢竟這些前輩們,工作上比較忙,所以盡量是讓對方覺得,可以快速回覆的email ,或是可以把握的答案,讓他們可以在空閒時間,盡快回覆你!

 

6. 最後,一定要再感謝對方

不管最後有沒有回覆,都感謝對方看到這裡、看完這一封訊息!期待對方的回信!

 

 

若對方沒有回應:

1. 可以等一週後,再寄信詢問:可以簡單說,因為知道對方比較忙,加上訊息或是工作較多,但還是很希望可以獲得對方的回應!

2. 若是第2次詢問後,還是沒有回應,就不要再詢問了,代表對方不方便回覆,若再多訊息或是email ,反而會覺得被逼迫,感覺會變差!畢竟未來會不會有合作機會也不一定,還是維持良好關係!

 

 

若是對方有回覆:

1. 不管是不是你想要的答案,一定要再回訊息/回信感謝!畢竟對方還是花時間提供建議!而未來,還是有可能合作或是在進一步請教,所以好禮貌,有好的印象!

2. 若是你的問題,是關於未來職涯,或是未來的決定,在思考後有所決定,可以跟對方分享,甚至分享你的一些觀點、決定的原因等,讓對方,感受到,你有認真思考他提到的觀點,他的幫助是有意義的!

 

大部分的前輩,都是很願意幫忙的,只是出社會越久,很容易被說冷漠,其實常常不是因為冷漠,而是因為以往不好的經驗,開始學會多設一些防護線,所以,當你做好功課、寫好信、保持好關係,不只是幫助到未來的自己,更幫到未來的學弟妹、後輩們,因為建立起好的生態系!

 

 

(圖片來源)

 

 


本文章發表於:學長姐

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涵寶寶

台灣大學 國際企業學系

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2 則回應

小牛

2019-08-28 01:11 #1

涵寶寶大大有沒大沒小的例子嗎?有些人熟了就不禮貌,這種身為前輩的大大,要怎麼回?還是可以選擇不用回

1

涵寶寶

2019-08-28 22:58 #2

Hi   @小牛 :我有收過,直接私訊我,寫說「方便請教您一些問題嗎?」「我有一些職涯的問題,可以請問你嗎?」,但通常是不太認識的人,這一種的,我通常不會回覆。

熟人比較常出現的問題,是回email 後,沒有回覆說是否收到、後續的狀況如何,我擔心是不是哪邊有狀況,再寄信確認,才說,已收到。

你說的狀況,我若真的不舒服,就不會回覆了,畢竟沒有人有義務要幫誰的。

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