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Hazel

微悶騷的企管系大四生,喜歡說話和喝甜的飲料。目前是一名專案企劃實習生,每週更新文章,在這裡和你分享我的實習日常 : )

從打掃工作學習專案管理


 

俗話說:「一個和尚挑水喝,兩個和尚抬水喝,三個和尚沒水喝。」只有一位和尚時,自己要喝的水當然自己挑,今天若有三位和尚要喝水,該是誰去挑水呢?

 

為了更有效率地維持公司環境整潔,主管要求一位實習生排定所有實習生的「清潔班表」,期望藉由輪流的方式讓每人都能做到打掃工作。

 

班表一出,只見日期表格中每天排定 2 位實習生,而實習生們也都知道這件事,於是這個打掃制度便開始實施了。

 

今天開會時,主管詢問了打掃制度的實施結果,發現只有少數人在自己的打掃日主動打掃。主管詢問原因後,有人說不知道要做哪些事情,有人說工作一忙所以忘記了,種種原因導致並不是每個人都會認真做打掃工作。

 

為什麼會這樣呢?明明月曆上清楚標示了每天的值日生呀?

 

仔細思考後,發現就是因為每天排了兩位實習生,打掃的責任不知道歸屬於誰,除此之外,打掃的工作事項也不明確,即使真有人記得當天自己是值日生,也不知道從何開始掃起,更不知道掃到怎樣的程度才叫「掃完」。



那要怎樣避免這種事情的發生呢?仔細拆解問題之後,發現有兩個問題點:權責分配不清,工作事項未列明確

 

當一件事情分給多人做,責任並不會平分給每個人,反而會使整件事沒人負責。

 

以打掃這件事情為例,如果是我要排定打掃班表,我會這樣做調整:

 

▍工作事項列明確

「打掃」其實是一個很模糊的詞,究竟是要掃地還是拖地?擦桌子或倒垃圾?詳細的事項應該要清楚列出,才能避免有人工作只做一半,或只挑輕鬆的工作去做。

 

▍最困難的事情,大家輪流做

打掃的工作事項中,最花時間與最辛苦的就是吸地板,但地板也不需要天天吸,那要怎麼分配吸地板的工作?既然是這種人人都避之唯恐不及的工作,就要事先排定好當週是誰負責,並請大家都同意表示看過這些安排。當每個人都有機會做到這件事時,自然就不會有人抱怨了。

 

▍有人追蹤工作狀況與進度是必要的

意思就是這個打掃團隊必須要有個「組長」。為了確保不會有人不小心忘記、做事不完全,還是要有人去提醒與監督,也可以促使大家「打掃水平達到一致」的目的。

 

以上的方法大致上都可以套用到許多不同事件,如做學校報告、帶領社團、管理活動專案等,把關係人的權責分配清楚,工作事項列明確,相信管理各種大小專案時,都會有不錯的開始。



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Hazel

國立臺北大學 企業管理學系

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匿名

28 days ago #1

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