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Nancy

“Make hay while the sun shines”, 也試著在理性與感性間找到所謂的平衡。

【CLN英文電郵寫作|從負責走向當責,做好當責Email Writer最重要的小撇步】


(圖片取自網路:https://images.app.goo.gl/nXX1fsRevJuu7oPZA)

習慣是一項技能,甚至是一種態度,需要不斷刻意練習和感悟。分享一下近期上課聽到很有趣的一個詞彙「accountability」,和大家談談如何做好一個當責的Email Writer✍

在所有的嘗試裡,我們各司其職確保自己在工作上能夠Take the responsibility,完成他人賦予的任務,成為一位負責任的人。但是,這樣真的就足夠了嗎?

試著讓自己從「負責」走向「當責」,更佳地盡善盡美吧!

所謂的「accountability」也就是「shoulder」 the responsibility,除了將他人賦予的任務做好做對之餘,也能夠明白自己在團隊中的角色,發自內心向外「主動承擔」責任,並對於任務的「最終成果」負起完全的責任。這個道理就如同Email寫作一般,為什麼呢?

負責與當責的差異,就在於不該只有負責地單向傳遞資訊、寫完就好,而是確保自己能夠透過文本產生雙向溝通,精準傳遞,並對於結果負起完全的責任。而一位當責的Email writer無可避免就是確保自己「文字掌控力」能夠「精準」地在正式信件與非正式信件中找到平衡。不知道你有沒有發現,我們在寫信給他人時,往往忽略信件所提及的內容究竟是「自己想傳達」還是「對方所需要」,常會無自覺地陷入一昧地給予,認為只要把資訊正確的傳達出去即可,洋洋灑灑了一番卻沒有發現,其實自己並無精準傳遞接收方所需要的資訊。而在這缺乏「精確性」的情況之下,往往會造成誤解抑或發生無效率的情況。

另外,就像Clarence所說:「語言必須考慮情境」。在處理不同的情境、不同對象時所需使用的語氣大相逕庭,找到最合適的口吻也有其重要性。譬如:在正式場合抑或一線人員直接面對消費者、客戶等,儘管我們不認同對方所說,也不要急著否定對方,試著先進行同理、緩和對方的情緒,再直接點出問題,也別忘了Double Check的重要。

知彼知己百戰百勝,聽起來很簡單,但真正在書寫時,你真的有注意到這些微小的差異嗎?

最後,無論是Email寫作或是任何的書寫、presentation,「一段一重點」,真的真的真的很重要!!!除了讓讀者感到舒適之外,也不會讓文章看起來凌亂抓不到重點。

如果還想知道更多請參考👉👉👉 https://reurl.cc/9zY2kn 

 

我是Nancy!謝謝你們看到這邊,期待我的下篇分享🙌

p.s.分享一下Clarence&CLN同仁在聖誕節辦的交換禮物的活動,讓冷冷地聖誕節多了一點暖暖的溫度,真的超用心的啦😆😆

 

 


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Nancy

國立臺北大學 公共行政暨政策學系

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