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涵寶寶

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#職場 向主管溝通與會報方式


在職場上,除了同事外,最長需要溝通的,就是你的主管們,尤其是面對主管,主管們在想什麼、要什麼,應該是很多上班族最想知道的吧!

很多職場上,不管是我之前在外商銀行,會有每週部門開會,更有每個月的MA彙報,在外商管理顧問,常常是每天或是開會後,都需要會報或是整理當天完成的進度,到現在,自己帶實習生,也是力行每週開會討論。

之前有寫過兩篇文章:

#初出社會 1 #向上管理,有些小地方要注意!

#初出社會 3 主管們沒有你想像的笨!挑戰他前,先回答好他給的任務/問題!

 

上述文章都有提到面對主管、向上管理的一些看法與經驗;這次文章想要針對進度簡報、會報的簡報方式跟大家分享,提供給大家進入職場時,要跟主管會報時參考:

 

1. 做好功課:用數字做為根據

出社會最大的不同,就是什麼都要看數字!因為在業界,數字是最直接表現出每個專案成績的方式,也是很多主管們考量事情的主要依據。

在會報時,記得要把用數字說故事,與其說「這次行銷專案很成功」,學著說「這次行銷專案,臉書轉分享1萬次、參與活動人數約10萬人,創造100萬元的訂單」

數據的來源,可以有以下:

A. 公司內部的資料,歷史資訊、專案產生的資訊

B. 業界的其他案例數字,例如不同產業有類似的活動方式,創造了xxx 的流量

C. 業界報告、協會/工會報告年鑑、政府數字、碩士論文:有些比較專業,可以透過以上這幾種方式,找到相關數字來輔佐,當初在管理顧問工作,很常找年鑑跟碩士論文,發現寶庫的感覺!

 

2. 做好功課:案例作為驗證或參考

有些提案或建議,因為年齡差別、背景環境的不同,你想像的方式,跟主管們想像的是不同的!之前在外商,觀察很多時候,開會時爭論的點,其實都是溝通上的誤會、不同的想像,視覺化後,發現就沒什麼好吵的了!

每個提案、想法,不會憑空出現,通常都會有些靈感來源,所以可以將這些靈感展現,或是,在做功課時,發現有競爭者、產業相關業者也有類似的應用,也可以列出來,這樣更有說服力!

對於主管們,或是大部分的企業管理,基本上都還是風險規避,所以從0開始,會擔心,但若可以展現,其實有相關應用時,他們會覺得有所參考,風險上不是那麼高,比較願意採用。

 

3. 建議的內容,務實、有實際執行的可能,甚至視覺化

 

在職場上,每次的開會,都是在解決特定的問題,或是確認最新進度,而確認最新進度,一來是方便主管們做其他決策,甚至是方便其他問題上的解決,不再是像比賽,炫耀數字或是model ,因為你的報告內容,都會影響專案、企業走向。

所以記得,報告最後,建議的內容,要有實際可行性,甚至,你可以先設想,若真的執行,可以有怎樣的執行方式,若有相關圖片,可以嘗試將它視覺化。

這樣的方式,對主管們來說,你有做足夠的功課,二來有詳細的東西,通常更具說服力,因為看起來可行性更高,你的建議或提案更容易過。

 

4. 站在公司的角度思考,為公司好!長期思考!

觀察很多企業內爬很快的主管們,能力都很強外,他們在工作當下,都是很為公司著想,不是說要為企業做牛做馬,而是,當你心態不同,表達的方式與努力的方向就會不同。

像是簡報,不該只是賣弄數字或是交差,若你可以拉長以公司的角度思考,會幫助你思考更深,發現更多!你講的東西,會更容易讓主管們認同!

 

5. 簡報報告方式,先秀出重點數字,再講自己的分析結論,其他資訊,放在Appendix

努力做簡報的大家,一定都是先看完所有的資料與數字,所以很容易出現一個狀況,你會針對自己想要講的東西提供數字而已,或是說,你只秀出結論文字,但沒了數字。

所以建議,簡報中,一定要列出相關重要數字、圖表,然後再針對這些數字圖表,說你的分析內容與結論。

主要是因為,數字是死的,但有時候解釋、分析方式是活的,所以很有經驗的主管前輩們,他們有時會發現數字背後其他含義,這樣呈現,就不會有之後,彼此互扯後腿,說沒有看到真實面的狀況。

同時有數字基本理解後,你在說明與分析時,他們會更快理解,跟得上你的分析內容。

至於有一些想補充的,但不是特別重要,可以先做好放在資料後面,如果主管們有不清楚的,都可以在分享並解說,但不用一開始,就把所有東西丟給主管們看,而是只要報告你消化過,且覺得重要的資訊即可。

資料準備很多、秀很多圖表、秀很多數字、做很多簡報,只要沒有講到主管們想聽的,一樣不會加分的!

若要表現詳細的數字資料/model ,附上連結,有需要再打開

大部分會議,會只看你準備的圖表即可,但是有些比較屬於部門內或是跟主管1on1 的開會,會希望看你的raw data ,甚至是你的model ,這時候,記得在簡報中,memo 的地方,可以貼上相關連結或檔案名,若真的有需求,可以馬上找到,表現出專業。

 

6. 順好簡報邏輯,清楚每一頁的簡報內容

整份簡報,可能有很多事情要討論,但是討論的順序、內容的補充方式等,就很考驗整份簡報的流暢度,雖然不需要到寫作文般的起承轉合,但至少,可以有邏輯得順下來,storyline 簡報結構很重要。

比較差的簡報,就是會上跳下跳,相關的資料,卻分很遠,要討論到特定資料,發現沒放圖表,還要開raw data 。

 

7. 總結你接下來要做的事情

每個簡報,都需要幫忙整理,所以在這個會議結束後,你要開始做哪些事情?畢竟報告過程中,內容很多,透過重新整理,待做的事項、未來要follow up (追蹤)的事項,可以跟主管們確認,是不是有達到共識!避免未來做了,結果做錯方向,就事都做白工了。

  

8. 自我懂得follow up ,確定好相關窗口

開完會,常常很多事情代做,除了確認自己要做的事情,也把一些當下開會尚未討論結束、尚未確認的事項列下來,然後確認窗口,若開會當下可以做到的事情,一定要先做,或至少記下來,不然時間一久,就會忽略,到時候主觀追進度,被發現,是很扣分的。

 

9. 準備過程中,需要確認方向,一定要事先問

簡報最害怕的就是,一開始的方向錯了,這時候準備再多,都是白費的!

所以,若是在準備時,發現有些動機、目標不清楚,一定要先跟主管們確認,問題盡量簡化到,一封email ,回覆對錯、是否,或是選擇題就可以。

 

 

 

以上是建議的做法,無法全部完成,至少以下有幾個NG內容可以避免!

NG簡報方式:

 

1. 「我知道」,但沒做:曾經開會時,問說「這份文件怎麼沒有xx 數字」,聽到有人回「喔,我知道,但我手上沒有」,其實這在業界是相當不專業,一來,為什麼沒準備好,可以講得如此理所當然?一點歉意或改善的感覺都沒有?二來,手上沒有,但你也沒有問我,也沒有問其他夥伴,別人有,你沒有,就是你沒做足功課,在為自己的疏忽與懶惰找藉口罷了。

2. 不認錯,很多原因與藉口:基本上,當你出錯時,任後原因理由都只是藉口,不是主管們每個人都很壞、不通情理,而是,當你已經出社會,就該對自己負責,你的疏忽可能導致損失,這些損失也是既定,再多的解釋也於事無補。認錯從來不丟臉,認知到疏失,才有機會進步與改善。

3. 一直強調自己很努力:出社會後,請認清楚這個社會的競爭與現實,一切的努力,其實主管們不在意,他只在意成果,當你的工作有創造出效益,那你的努力很值得嘉勉,但失敗,其實很直接來說,就是白費工。

加上,若是在外商,重視效率的文化,你很多努力卻沒有對等的效益與成績,其實很常會被認為,你做事沒效率、是個雷同事。

4. 沒有自己的想法:提供很多資料,但卻沒有自己的分析內容,簡報與其說是分析報告、進度報告,比較像是各種資料的整理而已,若你定位自己是整理資料者,那你的發展有限,若期待自己在職場上發光發熱,記得要說出自己的想法、要做功課。

5. 用問問題掩蓋自己的懶惰:在簡報時,針對討論內容,確定相關事項是正確的,只是我有觀察,有些人以為,問很多問題,代表自己思考很多、很認真,但老實說,在職場上久了的人,很清楚你只是想偷懶,一來,有問題為什麼沒有事先自己思考、找答案,再者,這些問題可以事先確認,為何要等到會議中?浪費彼此的時間?

6. 簡報不是分析結論,只是自我感想分享:當你都做準備,收集資料、分析數字,就試著透過這些數字來分析與說明,若你發現你的提案或是結論,基本上沒有數字都無關,都是個人主觀的看法,除非這是在討論設計、價值觀等主觀判定的事情,不然這樣開會就無意義,只是浪費彼此的時間聊聊而已。

 

 

職場上,有能力的人就有機會脫穎而出,不管是面對主管或是面對同事們,簡報、開會要有效率,就是學會尊重彼此的時間,都做好最好的準備。

只要你做好以上所說的,相信你不用強調努力,其他人也都可以感受到的!

 

 

(圖片來源)

 

 

 

 


本文章發表於:學長姐

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涵寶寶

台灣大學 國際企業學系

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匿名

2020-03-05 23:52 #1

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匿名

2020-03-05 23:53 #2

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2021-08-31 19:52 #3

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2021-08-31 20:13 #4

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