追蹤

鄭冠中 Jason Cheng

JP Workshop 講師暨創辦人

【簡報技巧 EP02】 幾乎沒人知道的「新增文字方塊」正確方法|30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint 簡報


好懂、易學、一步一步為你建立好基礎,升級職場簡報力技術!

本集 Medium 好讀版本請右轉點此


歡迎來到「 30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint」 我是 Jason 鄭冠中。

延續上集的觀念,在第二集當中,我想跟大家分享的是一個「看似微不足道,但卻是 99 %的人不知道」的實用技巧,這在外面翻簡報相關書籍時,也不會告訴你的觀念!

而且,這對於「使用 Windows 電腦做 PowerPoint 的朋友」特別特別關鍵。它叫做:

新增文字方塊的「正確方法」

什麼叫做新增文字方塊的正確方法」?

我想你可能會非常疑惑,這有很難嗎?有需要特別做成一集嗎?回答這個問題前,我們先來回想過往,你是如何新增文字方塊的?

還不簡單,不就是「插入」 →「文字方塊」 →「點擊下拉式選單」→「繪製水平文字方塊」 →任意空白處拉出一個我要的文字方塊大小,即可新增文字,不就好了?

我必須說:

「絕對不要這樣做!」

聽清楚喔!上述的做法,是錯的、錯的、錯的!


為什麼不能這樣做?

原因很簡單:

用手拉出來的文字方塊,是自己「大概」估計的大小,而不是「實際文字的大小」

這會導致 3 問題:

  1. 明明只要幾個字,框卻太大,不符合使用效益 → 占版面,很干擾
  2. 多數人有強迫症,想說太大太小,就去拉動調整它 →浪費時間在沒意義的瑣碎調整上+很難調整到精準的大小
  3. 影響後續用對齊工具時,辨認的基準不對 →例如想跟一張相片置中對齊,結果因為文字方塊太大,導致置中時,文字仍然出現在左側(照理說是要文字與相片皆在正中央)
對齊工具的使用方法,預計在第 18 集播出

最可怕的事情是:

上述三點會變成無限循環,佔據有限的製作時間

實務上做簡報時,會每頁「反覆更動內容」,調整文字措辭、微調排版、增減圖案等。

試想,若每一個手動調整文字方塊的大小,會花你 5 秒鐘,那一份 20 頁的簡報,你會多花了:

一頁有 5 個文字方塊 x 5 秒 x 20 頁投影片 x 更動 3 次 = 1,500 秒= 25 分鐘

這 25 分鐘,夠我們去做好演練、整理資料、或休息等「更高價值」的事情,我認為這時間,不值得被浪費在這小小的動作上。


那該如何「正確地新增文字方塊」?

嚴格來說,原先多數人的作法,不是不對,而是要「改善最後一步驟」

原本做法:

「插入」 →「文字方塊」 →「點擊下拉式選單」→「繪製水平文字方塊」 → 任意空白處「拉」出一個我要的文字方塊大小

新的做法:

「插入」 →「文字方塊」 →「點擊下拉式選單」→「繪製水平文字方塊」 → 任意空白處用力「點」一下就好

是的,你沒看錯,就是這麼簡單:「用點的,而不是用拉的」,這在 Windows 電腦上一定要掌握的方法!


Mac 版本的 PowerPoint 比較簡單:

任意空白處可以直接點二下,即可輸入文字

但 Mac 的用戶還是要掌握前述的做法,畢竟在職場上協作時,總會有機會操作到 Windows 電腦的。


除此之外,還有兩種更簡單做法

方法一

「插入」 →「文字方塊」 →「點一下文字方塊的圖案」→ 任意空白處用力點一下就好

方法二

「常用」 →「繪圖區」 →「點一下文字方塊的圖案」→ 任意空白處用力點一下就好

可是每頁有新增文字需求時,還得用上述方法,也很瑣碎啊?

問題問的好,「30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint」這系列核心精神之一就是要

有意識地減少瑣碎時間的浪費,將時間還給高附加價值的任務上

新增文字需求非常頻繁,我們能採取的作法是:

  1. 用上述 3 方法新增正確的文字方塊
  2. 輸入文字、決定字體、顏色、大小、粗細、擺放位置
  3. 選取此文字方塊,按 Ctrl+D (Mac: Command+D), 實現快速複製
  4. 替換文字即可,相當快速
* 同頁需要第二、第三..文字方塊,選擇第一個文字方塊,按Ctrl+D,調整位置、替換文字即可
* 不同頁需要同位置的文字方塊(例如想要統一左上角有標題),選擇畫面左側此頁投影片,按Ctrl+D,即可複製一模一樣的投影片,再替換文字即可
* 還有搭配其他快捷鍵作法,預計在第 21 集來分享,敬請訂閱、開啟小鈴鐺

替換文字時,也需要注意:「不輕易亂拉」

這叫壞習慣

我們已經掌握了點擊的方式來新增正確版本文字方塊,然而有蠻多夥伴,仍會在替換文字時,不小心「拉動調整方塊」,只要一拉動,基本上後續在排版時就會受到影響!

若遇到這類情形,請趕緊按「復原上一步」,快捷鍵為 Ctrl+Z(Mac: Command+Z)


總結來說

掌握好做簡報的核心戒律:

「不輕易去亂動文字方塊的大小」才能省下寶貴時間

以上是第二集的分享,「30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint」我們下集再見!

 

你可以:


也歡迎訂閱 Blink,不錯過最新系列文章。
  1. YouTube(今年陸續上片)
  2. 官方網站
  3. 課程邀約
  4. 個人臉書
  5. 粉絲專頁
  6. 線上課程
  7. Instagram

 

收看第三集:


本文章發表於:觀點放送

加入390

鼓勵作者

目前持有 Blink Coin: Loading..

選擇禮物


愛心

(Coin 10)

幫高調

(Coin 20)

咖啡

(Coin 30)

掌聲鼓勵

(Coin 40)

崇拜眼神

(Coin 50)

驚呆了

(Coin 60)

神人4ni

(Coin 70)

花束

(Coin 100)

鑽石

(Coin 300)

紅寶石

(Coin 500)

藍寶石

(Coin 1000)

黃寶石

(Coin 3000)


送出鼓勵



發表匿名文章不會出現你的大頭圖與名稱,你可暢所欲言,但文章內容務必遵守「佈告欄使用規範」!


回應

送出回應


想回應這篇文章嗎?也想發表文章嗎?
馬上登入來發表文章、追蹤作者、收藏文章或回應文章吧!

註冊 登入