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在系辦打工的那些日子(lll下)


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在系辦打工的那些日子(III上)

研討會的當天,其實財務組並不忙,只要稍微注意一下回收回來的領據跟收據是否正確即可。真正讓財務組頭痛的是活動結束後,一連串繁瑣的報帳流程。

在這邊,我統整了所有程序供大家參考:

一、整理資料

在第一個步驟中,我要製作、整理所有有關報帳需要的資料。資料內容有:

1.領據(演講者、校內師長)

2.印領清冊登入(演講者、校內師長、工讀生)

3.請購單(演講者、校內師長、工讀生、茶點、便當、論文集、雜支、補充保費)

4.相關證件及存簿影本留存

5.收據(茶點、便當、論文集、雜支)

6.研討會流程表

7.研討會簽到表

二、製作報帳內容、分門別類

1.將領據按照演講者、校內師長、工讀生這三大類來分類,而且要確認領據當中所有的內容都有填寫。

2.印領清冊要分為出席費(演講者)、鐘點費(校內師長)及工讀生費,系統上的單價、數量、總價、個人資料要確認無誤才能按送出。若送出後有誤,要全部抽回,重新製作。

3.請購單上分為演講者出席費、校內師長鐘點費、工讀生費、補充保費、雜支、誤餐費、茶點費、印刷費。請購單上的支出來源要詳細說明,而且要請購的品項都要一一列出。這邊還要記得一件事,如果有主任先代墊的費用,要在右上角註明主任代墊。

4.收回來的證件跟存簿影本,也分為演講者、校內師長、工讀生三大類。這些都要附在上面給學校存檔。

5.收據上要有品項、單價、數量、總價,而且一定要報學校的抬頭統編。這些收據都要附在資料上。以論文集費用來說,就要附在印刷費的請購單上。

6.在每份資料上都需要附上流程表。流程表的意義是讓核銷單位確認師長們的時間是否符合應領金額的時間

7.簽到表分為活動簽到、便當領取簽到、茶點領取簽到、晚會簽到等。簽到表的人數一定要=你報帳的數量。例如:你報了100份茶點,那人數一定要100人,且不可重複。要注意的是,一個人的便當跟茶點費上限都是80元,不可超過。

三、最後統整

這時候的項目將會分成演講者、校內師長、工讀生、餐費、印刷費與雜支

1.演講者出席費要有:領據、印領清冊、請購單(含補充保費請購單,因此請購單會有兩張)、證件與存簿影本、流程表

2.校內師長鐘點費要有:領據、印領清冊、請購單(含補充保費請購單,因此請購單會有兩張)、流程表(沒有證件與存簿影本的原因是因為校內老師本身在學校就有留底)

3.工讀生工讀費要有:印領清冊、請購單(含補充保費請購單,因此請購單會有兩張)、證件與存簿影本(在報帳前,我已先幫工讀生進用完畢,如果未進用,是沒辦法領到薪資的)

4.誤餐費要有:便當收據、請購單

5.茶點費要有:茶點收據、請購單(茶點其實可以包含在誤餐費,但當時這兩項的支出來源不同,所以必須分開製作)

6.雜支費雜支收據、請購單

7.印刷費論文集收據、補充印刷收據、請購單

四、再次確認與主任蓋章

將所有資料全部確認過無誤的話,要拿給主任核章。過程中主任可能會問一些他不清楚的地方,所以我必須要很清楚知道所有項目的規定、經費來源等等

五、送交至專案助理

將所有資料送給專案助理後,他會一一核對過,如果有任何問題,他會聯絡我到系辦處理。

六、核銷單位

專案助理核章後,就會移交給核銷單位進行報帳。到了會計那關時,退件了非常多次,退件的原因有很多(流程表時間跟一些老師的時間不一致、應簽人數與實簽人數不對等等),改了非常多東西、補了非常多東西、重做了數不清的次數,這漫漫長路的過程,想想就覺得累。(專案助理哀怨心聲:這次的會計很嚴謹,其實以往不會那麼嚴…)

 

以上就是我整理的所有報帳的環節,希望不會讓你們覺得恐怖XD

不過我真的從中學到非常非常多我從未接觸過的人、事、物,所以雖然辛苦,但我仍然開心。

其實我會始終不放棄的原因,一方面是因為要讓大家拿到該有的薪資,另一方面,也是最重要的,就是想證明我自己是可以完成任何事的!

系辦打工系列目前已經告一段落了,非常感謝大家一路以來的支持跟鼓勵。

接下來我也會繼續思考新的主題,將更多事情分享給大家!

 

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yuyu

台北市立大學 中國語文學系

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4 則回應

匿名

2020-05-05 15:20 #1

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匿名

2020-05-08 02:35 #2

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2020-05-13 13:18 #3

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匿名

2020-05-28 00:30 #4

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