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侯智薰 (Raymond)

任性的九零後,ENFJ,生活充滿非典型,理性的樂觀主義者

怎麼寫一封專業又得體的職場郵件? 5 招練習寫作的基本功


你一天會收發多少封郵件?你知道一封精準又得體的郵件該怎麼寫嗎?想練習寫作,可以先從職場郵件開始。

這陣子發現我們雷蒙三十的社團裡,有蠻多的蒙友都有「練習寫作」的計劃,這是件好事,我現在也不斷在努力練習的路上。

那有什麼最簡單的方式,來練習寫作呢?

今天聽到一則得到的課程,是戴愫老師的《有效提升你的職場寫作能力》,其中有一集是在講「郵件寫作」,我聽完非常有收穫,想結合我自己的經驗和你分享。

關於寫郵件這件事,似乎在我們一代,真的越來越少碰到了,少碰就不熟練,這就直接影響了大家的寫作基礎功力。

我過去的工作經驗,也很少用郵件。無論是在學生期間的專案團隊、韓商 SaaS 公司,還是北京的互聯網公司,只要是內部溝通,都是用專業的企業協作工具,至於郵件,對我來說是用來跟外部溝通用的,真的比較少用到。

畢竟專業的企業協作工具(我用過 Slack、Quip、JANDI、Teambition、企業微信和 Teams),幾乎都喊著同一個口號:「Email Killer」,讓很多人也認為冗長的郵件,將會被破碎化的訊息給完全取代,但我不這麼認為。

寫好郵件,強化你的非同步溝通的寫作能力

如果你是這段時間有過真正跳進到遠距工作的坑,並從這個坑爬出來的,應該有發現遠距工作之所以能提高工作效率,核心不在於把一則冗長的郵件變成數則破碎化的訊息,而在於多閉嘴的「非同步溝通」。

然而,郵件的優勢就在於非同步溝通。

我看過有些嘗試遠距工作的團隊,因為寫作能力不好,所以只會用破碎化的訊息溝通,瘋狂的干擾,耗損了許多執行的時間,甚至因為習慣了破碎化的溝通方式,讓寫作能力越來越糟糕,然後繼續惡性循環,造成生產力低落。

簡單來說,日常短消息適合用企業通訊工具即時發送,不適合用郵件一直來回,這種來回都是種精力損耗,如果你曾經看過這種標題:《Re: Re: Re: Re: 業務會議進度》,你大概率就是「誤用」郵件了。

然而,重要的消息,適合用郵件的形式,尤其當你想給重要的領導和同仁們一個好印象,認為你是個靠譜的人,魔鬼藏在細節裡。

不過,我這一集先不談我自己在遠距工作的經驗,之後再來寫一篇好了。

所以,我們這集先來談談怎麼寫好一封精準,又得體的郵件。若能寫好一封郵件,你的整體寫作能力一定會提升幾個層級,在職場上也能留下好的印象

職場郵件的寫作技巧指南 Gmail

好,進入正題,我們來把一個郵件拆開,從標題、正文、訴求和結尾這 4 個層面,分別來看。

 一、下標題:意外和呼喚

首先是標題,好的標題要有「意外」和「呼喚」的效果。

埋下意外:為什麼?怎麼做?

拿我自己來舉例,我是每週五會寫一則週報,向老闆們總結上週的進度、反思,以及下週的行動計劃,我一開始的標題是:

✘《雷蒙的第一週週報》
✘《3 月 17 日的培訓課程》

這種中性資訊類的標題,是不是很不吸引人,無法給對方意外感?

要是他有工作或要事,很容易就忽略掉,沒點開郵件。

那如果我們把標題改成:

✔︎《雷蒙的第一週週報——公司的文化是怎麼破壞創新的?》

這個標題是不是就更好一些?哪怕對方很忙,如果他對這個話題感興趣的話,他就會先收藏,郵件,甚至刻意記下待會再看。 

時間是擠出來的,忙碌都是藉口,別人會用忙碌來推掉你的事情,那我們就要去反省自己是不是做得不夠吸引人。

如果標題裡頭藏著一個「意外」,讓人在第一眼看到的時候,會有一句「為什麼」或者是「怎麼做」的聲音出現在他的腦海裡,這時候意外的鉤子,就會讓他記下來,有了好奇,也有了印象,開信率就會提高。

製造呼喚:讓他感受到被需要

至於如何「呼喚」?
你只要在標題裡寫個「請」,再加上個「動詞」。

這會讓收件者認為,這封信需要我,人都是很渴望被需要的,一個「請指教」、「請批示」、「請支援」,都會讓人想要打開,甚至覺得你的行動就差一個我。

 

二、郵件內文:開頭溫度,格式要有三個凡是

接下來,我們要來寫郵件內文了。

開頭三句:不只是重點,要有溫度

關於開頭,三句之內不只是有重點,還要有溫度。

這一點是戴愫老師給我的大啟發,我雖然知道開頭三句之內要有重點,直接開門見山,但老師補充了一句:

「開篇的問題往往不是沒有開門見山,而是千篇一律的機器語言。」

溝通是需要暖場的,我們不能讓讀者每一次都覺得他是在跟沒有感情的機器在溝通,尤其是跟某些只跟你用郵件往來,卻很少見面的讀者、長官或者客戶。

這部分我覺得文案的美的林育聖老師就做得很好,總是能在一開頭就讓人心裡頭暖暖的,我有訂閱他的電子報,不定期的會發來一封信,有一封信他的標題是:《永遠做好準備,因為明天一定跟今天不一樣。》

開頭他是這樣寫的:

「嗨嗨,我來找你了。一些朋友說,看到我的信要好好泡杯咖啡,靜靜的看,這樣的準備讓我覺得很開心。」

然後才是進入信的重點,關於「準備」這件事。

如果是我寫的話,大概率就會變成:

✘「今天來信,是想和你談談『準備』這件事。」

有沒有整個冰冷機器的感覺…
這部分我真的要好好加強,不要當了沒感情的機器人啊。

EP20:怎麼寫一封專業又得體的職場郵件?5 招練習寫作的基本功

文案的美的電子報訂閱頁面

 

戴愫老師則說到,她每一封郵件的開頭構思的最久。

她有一個版本,可以給我們參考:

嗨,剛剛的發言很精彩!
(用在某次電話會議之後的郵件開頭)

夏天的貴州很舒爽吧。
(用在對方剛剛度假回來)

我上週的年會收穫良多,終於和你真人見到面拉。
(用在參加完對方組織的年會後)

正文內容:給予對方必須的資訊

開頭寫完後,正文如何展開呢?

我們先把正文分為兩個部分,「內容」與「格式」來談。

關於內容,我們要提供讀者「必需的資訊」。

這裡的「必需」是需要的需,是指讀者需要知道的,而且是所有他需要知道的資訊。

這是一種很高的要求,如果能做到的話,會給人一種「雙向溝通」的感覺,因為他腦中的疑問都被你一一回答,這種對話感還會讓對方自然的產生一種「你還真懂我」的感覺。

舉個我最常收到的課程邀約信件來說,如果要及格的話至少要包含三個元素、三個標準配備:

  1. 希望我去分享的主題
  2. 日期和時間
  3. 酬勞和費用

缺任何一個就是不及格的邀約信件。

然而,如果一封邀約信件只有這三個元素,那就真的只有 60 分,這是因為對方只站在他的角度思考,把他認為對他重要的事情告訴了我,但他沒有告訴我,我所需要的必需資訊。

一個讓我印象深刻的邀約信,除了上述三點,還需要包含:

  1. 為什麼找我?這主題背後的需求是?
  2. 學員有多少人?背景是?
  3. 除了這個日期之外,還有當週或當月,還有什麼其他選擇?

如果一封信還包含了上述三點,這封信件的來回次數就會大幅降低,我也會對此單位的印象加很多分,心目中直接給予五星評價哈。

兩者的核心差異,在於有沒有站在對方的角度思考,畢竟我不是個只根據主題和日期去上課的工具人,如果能知道背景需求,知道學員背景,我更能客製化的準備課程,讓整個合作效益更好。

正文部分,講完了內容之後,再來是格式。 

正文格式:用三個凡是來寫

第一個凡是,凡是能分段就分段。

我們的思考是以段落為單位,不能分段的文字,基本上是沒有邏輯的。不過,也不要一句話一段,這也會讓人閱讀體驗斷裂,除非你在寫詩。 

第二個凡是:凡是能做小標題的,就做。

小標題是種路標,它降低了讀者的閱讀難度,讓讀者在閱讀文字時不會迷路,能快速在文字海中找到方向。

不過,做小標題時,記得結構平行。

我們先來舉一組不合格的小標題:

➤ 現在的產品狀況
➤ 迭代版本
➤ 誰參與下階段

這三個小標題結構並不平行,第一個結構是名詞短語,第二個是動詞和受詞,第三個是句子。

怎樣改呢?

除了把小標題的結構平行之外,再分享給你另一個小技巧:小標題最好做成動詞受詞結構。動詞受詞結構是人類語言中最有影響力、最有號召力的結構。

你回顧看看歷史上會流傳至今的金句,往往都是動詞 + 受詞的簡單結構。比如我們都知道的「驅除韃虜,恢復中華,創立民國,平均地權」。

所以剛剛那三個小標題可以改為:

✔︎  回顧目前產品
✔︎  迭代新版本
✔︎  確定參與人

 
是不是就更有結構,而且還更簡潔有力了呢?

第三個凡是,凡是能列成清單或做成圖表的,就做。

清單和圖表,除了減少我們的贅詞冗言之外,還能為長串的文字製造出留白,換個格式,讓讀者喘口氣,也能用更結構化的方式,把你的思維視覺化給讀者。

當我們熟練了這三個凡是,你會發現你在郵件裡頭會漸漸不需要底線或顏色這種強調輔助,這是一種從容、得體,又精準的寫作能力。

我自己也認同這種說法,我認為花俏過頭的排版,反而會影響閱讀體驗,一封好郵件的正文裡面就只有三種組成:

用分段處理閱讀邏輯
用縮進處理層次與結構關係
用加粗來突顯重點

小摘要一下,正文的寫法,在內容上提供讀者所有必需的資訊;在格式上,做到三個凡是。

 

三、郵件訴求:立場清晰、語氣尊重

講完了正文,接下來是訴求的部分,高質量的訴求,除了立場是清晰之外,語氣是尊重的。

先來對比一下,同樣的訴求有兩種寫法:

  1. 請各位按時完成 OKR 的填寫,否則王總會去責備的。
  2. 我期待在下班前收到您的 OKR 表格,尤其是雷蒙和柚子兩位。如果您實在忙不過來,請提前告訴我,我會在 3:00 左右電話您,看我能協助您些什麼。

你有發現兩者的差異嗎?

為什麼第二種讀起來就更讓人願意接收,感覺更舒服一些呢?

因為這邊用了兩個技巧:

第一個技巧,把句子拉長。

確實,句子越短越有力,但如果你的訴求是對平級或者對上,我們又需要對方心甘情願地配合自己,那就要注意不能太短,給人命令和壓力的感覺。

請把句子拉長,站在對方的狀況去想,會讓對方感覺更舒服一點,娓娓道來。

第二個技巧,用問句把需求寫出去。

我過去也一直以為用句點會更直接,甚至會擔心是不是用問號反而讓對方覺得自己不太確定,猶疑不決。

但戴愫老師說,溫和而堅定地表達訴求,是自尊度高的人群的特定習慣。他們會在訴求裡用問句的形式,這是一種職場禮儀,並且人們往往會對粗暴的表達方式有所排斥。

這類人不寫:「我週四下午需要和你約個電話會議。」

他們會這樣寫:「請問週四下午,你有時間和我做個電話會議嗎?」

無論對方到底週四有沒有空;即便沒空,對你的感受還更好一些。

那我們為何不多學習溫和又堅定地表達方法呢?

 

四、郵件結尾:積極而開放,引發行動

最後,到了結尾了。

當你把標題、開頭、正文和訴求都能熟練上面的建議和技巧,我想你的郵件應該已經有 80 分了,那麼最後的結尾該怎麼樣完美結束這封信件呢?

在職場上,我們常看到的結尾可能是:

✘「如果您有任何問題,請隨時跟我聯繫。」

然而,如果對方對你很重要,我們應該換個角度,不是他去找你,而是你去找他。

在結尾處,表現出你積極主動的樣子,讓他感受到你的用心。

例如將結尾改成:

✔︎「週一我會和您聯繫,看看您是否有其他問題我可以協助解決。」

或者

✔︎「我期待能和您在有空時,進一步討論,聽聽您的建議。」

積極而開放,是最好的結尾,這製造出了一種雙向溝通的感覺,而且還能提升彼此的信任程度。 

你一天會收到多少郵件?
你一天會要處理多少郵件呢?看完這篇,是否更加從容了?

 

在這一集裡,我分享了我今天學到的好內容,結合我自己的經驗重新梳理給你,讓我們做個小總結吧。

首先, 我們知道如何寫出能夠呼喚和製造意外感的標題。

接下來, 我們也知道了,開篇的三句話除了重點,溫度更重要,用來加深你和讀者的緣分,不要當個沒有感情的機器人。

寫正文時,我們意識到,要站在讀者的角度,提供讀者所有必需訊息,並用「三個凡是」來安排格式。

郵件訴求的部分,我們學會了兩個語氣處理技巧,也就是用長句子和問句對話式,來寫出清晰的立場、尊重的語氣。

最後在結尾處, 我們瞭解了,積極而開放的結尾,能夠引發讀者真正的行動和感受到你的用心。

追求速度的時代裡,郵件不光要有速度,記得還要有溫度。

如何讓別人走過、路過,
卻不會錯過你的一封信,這是我們都要學習的課題。
 

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國立成功大學 National Cheng Kung University 不分系專案學程 · 工業資訊管理 · 化學工程

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匿名

2020-06-04 22:04 #1

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2020-06-08 22:56 #2

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