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[商用英語101] 如何寫出架構清晰的英文e-mail? (附句型模板)


#商用英文email #實用技巧
架構清晰的英文e-mail可以減少溝通的誤解並建立好人緣喔!

分段空格很重要!你知道怎麼分段嗎?

 

 

文本範例:


1. ➡️ Hi Mike,

2. ➡️ I hope this mail finds you well!

3. ➡️ Thank you so much for visiting our booth, it was such a pleasure to meet you in the event. Per our conversation, please kindly refer to the attachment for the information you requested, and feel free to let me know if you have any questions.

4. ➡️ I am looking forward to our next meeting. Please stay safe and healthy!

5. ➡️ Warm Regards,
6. ➡️ Anna

 (注意:一個編號代表一個段落的區隔,除了最後編號5&6不用分段)

 

 

說明:


1️⃣ 開頭招呼用語Hi+人名+逗點

2️⃣ 問候語: 英文電郵不流行問候 how are you? 也不要問人家吃飽沒?或者天氣如何?

問候語開場模板建議:

👉🏻Good day!
👉🏻I hope you are all fine.
👉🏻I hope this mail finds you well.
👉🏻I hope everything is fine on your side.

 

3️⃣ 重點訊息: email重點訊息一個主題分一段。範例因為只有一個重點跟事件要溝通,所以以一段呈現。 如果在一封郵件裡要討論三個不同事件,就要分成三段,這樣讀信者一下就一目瞭然。

 

4️⃣ 收尾祝福:西方文化的客套收場也同樣適用在電子郵件的商用書寫。平常我們如果看美劇,很常可以發現劇中人物如果結束談話要分開時,會說 It’s really nice to talk to you! Have a nice day! 差不多的道理, 英文電郵的結尾也是要補上幾句這樣的收尾祝福。

 

收尾祝福建議模板:
👉🏻 Have a wonderful weekend! (適用在即將週末的週五)
👉🏻 I wish you have a productive day! (適用在平日早晨發信)
👉🏻 Stay safe and healthy. ( 適用在疫情期間)
👉🏻 Stay warm and have a lovely holiday! (適用在冬天即將放聖誕假期的時候,希望對方注意保暖並且預祝假期愉快)

 

5️⃣ 結尾敬語: 正式書信或者跟不熟的人通email都要加結尾敬語,注意開頭都是大寫而且後面的標點符號是加「逗號」喔!

 

結尾敬語建議模板:
👉🏻Best Regards,
👉🏻Warm Regards,
👉🏻Kind Regards,
👉🏻Sincerely,

6️⃣ 署名: 最後就是加上你的名字, 如果是已經算熟識的人互通郵件, 可以只留單名; 但如果是非常正式的郵件,建議留全名加姓氏。

 

 

補充說明:

有時候公司文化風氣也會影響寫郵件的形式, 例如科技業通常都很簡短,直接單刀直入講重點,就會省略2、4 的開頭問候及收尾祝福的客套用語。但時尚產業,外國學校往來書信,新接觸的客戶或者商業提案,通常還是建議有禮貌一點,會留下比較專業的好印象!

 

 

 

 

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2020-06-30 10:38 #1

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2020-07-01 20:51 #2

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2020-07-03 00:59 #3

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2021-05-13 22:44 #4

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