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【英文商用書信寫作。進階篇】關於 有禮貌/有溝通效率 的英文書信寫作技巧分享


繼上次寫過的「英文商用書信怎麼寫」後,這次來個進階版,分享四件關於英文電子郵件寫作(其實應該也適用中文)的小事。

從大學開始,email 便在我們的日常生活中扮演一個感覺不起眼卻相當關鍵的角色,不管是學業、商業用途都經常需要透過電子郵件來聯繫、溝通、申請或確認等,也算是進入網路時代後相對比較正式的聯繫形式。但是問題來了,好像沒有哪堂課真的教授過該怎麼好好寫一封「好的」電子郵件,然而從該寄給誰如何稱呼、格式、到用詞用句文法甚至簽名檔,其實都有學問。

這篇會聚焦在最近稍微有多放點心思的英文商用寫作內容,來分享四個在書寫電子郵件時可以把我的四個原則,在其他的情境下可能也能稍作調整套用。

雖然說技巧可以幫書信加分,但是最大的關鍵當然還是「語言基本功」,像是字彙量、文法和語感,所以平常在語言的練習上一樣不能省略,可以偶爾去網路上查詢一些所謂的「模板 Template」來參考甚至批判,截長補短也是很好的學習方式。

上課的時候學生最常問到的問題之一就是:老師,什麼是「有禮貌的英文寫作」?

從既定印象和日常習慣來說我們都會覺得英文好像比中文來得「直接」許多,但嚴格講起來除了語言的特性,還有更多是由於「文化」因素所致,這篇不談太多,我們先來講「禮貌寫作」的理由和要注意的事情。

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首先,有禮貌的寫作也是一種「專業」和「尊重」的表現。展現個人的素養和對於收件人的尊重這件事是大部分文化都通用,也看重的。所以也許英文的聊天或面試在電影、影集裡呈現看起來輕鬆甚至幽默,但在電子郵件裡面可一點都不能馬虎。尤其是對初次互動的商務夥伴或上司同事,該有的分寸和善意還是要充分表示。

  1. 注意稱謂(名字千千萬萬不要拼錯字):稱謂在上一篇文章中也提過, Mr/Ms/Dr 這類的稱謂要加上收件者的姓氏。若是較熟悉或平輩也可以用 Hello/Dear/Hi + 名字(First Name)。
  2. 簡單自我介紹後,從 感謝/上次見面的事件/介紹人是誰 等話題開啟,建立雙方的「關係」,不要第一句就直衝請求或批評事項。像是 Thank you for letting me know about the issue of ...... / I am writing this email to you in appreciation of your help/support ... 。
  3. 在用字用句上把 Can 換成 Could / Want 換成 Would like to / May 換成 Might / I can't 換成 I am afraid that I would not be able to ... 都是比較有「禮貌」的寫法。
  4. 記得肯定對方的能力/功勞/幫助。 像是 This project would not be so successful without your assistance/support.
  5. 把相對「直接」的話,「反過來講」。比如:Remember to ... 換成 Please do not forget to ... 嚴格來說意思相同,但讀起來就是會比較 ... 柔軟。(當然啦用法要對應情境,如果要表達嚴正或憤怒的話還是「直接」比較對味)

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第二,Hedge,中文應該可以翻作不置可否或是(不要妄下定論?),簡單來說就是留給讀者一個「微模糊」的語言想像空間。這個技巧的好處在於把決定權交給讀者,會讓人有種被尊重的感覺,但不要誤會或過度使用,還是要把目標說清楚。舉例來說:It would be great if you could fill out the registration form and join us in this annual event. / would/if/could 都表達了一定程度的委婉,但是該有的動作和目的 fill out the form/join the event 也一併說清楚了。

再一個例子:Unfortunately I am not supposed to offer you the answer for your assignment.(最常回答的句子之一 xd)跟 I can not give you the answer for your assignment 就有明顯的差別。/ I am not supposed to 變成像是我不被允許 ... 而不是我不要或不願意。

*文字溝通的難度在於不能用聲音、表情、肢體動作來具象或緩衝要表達的情緒,所以在用字上就要盡量精準卻又委婉來削弱侵略性。

再來一個微小的差別是在上對下或下對上的語言呈現:舉例(上對下)Perhaps we could schedule up a meeting/session/consultation to discuss about this matter/project/task ... (下對上)If possible, may I please request for a meeting/session/consultation to discuss about this matter/project/task ... 同樣是「或許」Perhaps 就比 Maybe 稍微正式一點,If possible 又多了一層「如果您願意」的意思。

在這個技巧上有個比較難拿捏的點,就是到底什麼樣的委婉是禮貌?多委婉是做作?我只能說這因為變因(variables)很多,所以要按照情境、與收件人關係去做調整。比如對一個完全沒接觸過的前輩你可以說 Could you please kindly provide some suggestions for my proposal? 如果是對比較熟的朋友同事可以說 Please feel free to leave some comments for my project. 或是 It would be nice of you to offer some suggestions.

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接著是比較直觀的「先說好消息」。如果同時有好消息跟壞消息(或相對沒那麼重要的消息),盡量讓好消息打頭陣,留下一個好的第一印象。Always start with the positives!

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最後一個也是相對容易做到的技巧,完成寫出「從自身出發」的問候/關心/期待。比如 I look forward to meeting you in the seminar. 很多人會直接從 Look/Looking forward 開始寫,千萬不要忽略寫主詞 I/We 的重要性和意義,從自身出發能更好地傳達想要「建立關係」的誠意。又比如 My family and I hope you are having a pleasant vacation in California. 跟 Hope you are ... 開頭就有不同程度的關心。

按照慣例,寫完一篇話很多的文章,還是會覺得有沒講完或沒講到,需要同場加映的內容,這個部分就不舉例或分析,簡單提醒下。

  1. Nice and concise. 上課的時候老師大概講了一百次,簡單來說就是簡要精練。剔除不必要的資訊和多餘的同義字。
  2. Avoid spelling and grammar errors. 這個是最基本的基本功了,就像中文文章不該出現錯別字一樣。現在有許多軟體可以幫助辨識,好好善用,不要在小細節扣分了。
  3. Place an effective subject title. 上次在第一部分就點出的「信件標題」好像還是常常被忽略,雖然信件內容才是主角,但信件標題就是外表呀,沒有好的第一印象怎麼會吸引人點開並開心地閱讀呢?分享一個最基本的下標招數:(一個名詞化的動詞+一個名詞Complaint about the construction noice. / Application of the internship placement.)*註:名詞化的動詞是名詞。名詞化的動詞 表達形式/目的 +名詞 表達主題/主旨。

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圖源:網路素材。

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三月份寫的 👉 商用書信寫作分享:七步驟搞定  

【英文商用書信寫作。進階篇】

關於 有禮貌/有溝通效率 的英文書信寫作技巧分享

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27 days ago #1

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