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【只能是大學生...嗎?】#3 活動長:活動策劃者必須了解的三大面向


「你是個喜歡參加活動的人嗎?」

漫步在大學校園中,琳瑯滿目的活動使我們頭暈目眩,舉凡各系之夜、社團成發、講座工作坊論壇等,活動的市場供給近乎無窮大。奈何時間有限,當活動供給遠超出我們閒暇時光所能負荷之時,作為參與者的我們勢必得做出一些取捨,從中挑選出能讓自身效益最大化的「少數活動」。這時就要回歸到本篇文章要討論的:作為活動策劃者,在社團資源有限的狀況下,若想將效用發揮到極致,我們應該注意些什麼?

 

一場好的活動,需要切合市場需求!

 

以我在政大創聯會籌辦的【大學生必備技能】系列講座為例,當初會想要策劃「履歷撰寫技巧」和「適合大學生的投資理財方式」這兩場講座的原因,是因為曾經在Dcard上看到有同學發文詢問這方面的資訊,下方留言區的討論也非常踴躍,使我發現了這些需求,進而促成這兩場講座的誕生。最終的報名人數也直接驗證了「切合市場需求」的重要性――兩場講座分別達到120人與82人報名,已遠超過當初活動組設立的預期目標值60人。總結來說,平時多去留意潛伏在日常生活中各個角落的資訊,你會發現得比以往多更多。

其實這也與創聯會的核心價值「創業家精神」有著相當大的關連。創業家需要對生活有一定的敏銳度,在細心品味日常之後,發掘尚未被解決的問題點,進而創造相對應的商業模式去解決它。看似有距離感且具專業性的詞彙,卻能直接應用在生活周遭,如此不難發現:創業家精神是每個人皆須具備的生活態度,而這是我到目前為止在創聯會所學到的軟性技能之一。

 

 

你想要透過活動,帶給參與者哪些元素?

 

你報名一場活動的動機是什麼呢?是因為活動主題對你而言有吸引力嗎?還是認為內容能帶給你成長、抑或是純粹覺得有趣?無論如何,這些都是策劃者皆須考慮到的眾多面向之一。以我在政大藝術季籌備團隊的經驗為例,我當初負責籌劃攝影展、詩文展與文學講座,主題皆是圍繞在「探討人的光明與黑暗面」之上――我想讓參與者能夠透過這些活動,感到身心被藝術治癒,而不再被現實社會桎梏地無法喘息。

這看似十分抽象,卻也是活動策劃者必須順著組織的性質,做出相對應的調整之處。我想強調的是,能有具體的數據佐證活動成效自然是最好,然而每場活動都有其存在的價值,如同我們無法用數據去衡量藝術對大眾的影響力。當活動策劃者清楚自己籌備這場活動的目標、想帶給觀眾的元素之後,自然會有其相對應的受眾前來,而這也是一場成功的活動所需具備的關鍵要素之一。

 

不僅是活動本身,「溝通」與支撐活動的「人」也很重要!

 

標題指的「人」,並非僅限於主辦單位而已,授課講師和觀眾也同等重要。若要打造出獨特且具有吸引力的活動,則三方必須盡可能地將資訊透明化:了解觀眾想學習到什麼、授課講師會帶來什麼樣的課程內容,再由主辦方擔任雙方交流的橋樑;而這又會牽涉到許多面向,包含主題設定、流程安排、檢討與改善等。簡單來說,就是許多組織和企業不斷強調的「溝通」的重要性,只是溝通的對象不再侷限於主辦單位內部,而是要向外擴展到講師與觀眾,盡力了解彼此的需求,才能將活動盡善盡美

舉個例子好了,創聯會在辦活動時,針對講師的部分,我們一定會頻繁與授課講師接洽活動流程與課程內容,盡可能去縮小理想與現實所呈現出的差異;而面對觀眾時,則會設計一份問卷蒐集參與者的回饋,作為往後活動的發想方向與改善依據。透過三方不斷溝通的過程中,活動策劃者將能逐漸理解講師與觀眾各自的想法與需求是什麼,經過不斷的換位思考,有品質的活動才因而誕生。

 

 

我認為一名活動策劃者須考量到的面向約有以上三大層面,而這是我由活動組員轉變成創聯會活動長、再結合以往於各個組織辦活動的經驗,慢慢去摸索所獲取的心得。不可避免地,每一場活動總有一些不夠周詳之處,然而這也是審視自己是否具備「創業家精神――發現需求、創造解法、精進自我」的絕佳良機。未來回首這段不停反省錯誤的過程,無論再面對什麼樣的課題與挫折,你將會發現自己已不同於往日。

 

政大創聯會 7.0 活動長 -  蘇聖倫

 

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