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涵寶寶

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#職場新鮮人 5個你要避免的職場地雷


社會新鮮人,剛出社會,總是戰戰兢兢,有時候不是故意犯錯,而是真的還不熟習職場運行的方式!或是,因為想表現完美,反而緊張,導致事情容易出錯不夠完美... 

在這邊分享,我自己是社會新鮮人時,還有自己帶新人時,最常見的一些NG狀況或是新人疑惑,若你準備要開始實習或是工作,可以參考以下事項,讓自己可以更快速融入職場:

(建議延伸閱讀:畢業後不再特別!在職場上的10個心態上的差別 與 #職場 向主管溝通與會報方式 )

 

1. 剛開始上班,好緊張,導致於容易出錯...

 

這狀況要分成2個層面:

 

A. 容易緊張

緊張是難免的,每個人第一天上班,陌生的同事、陌生的環境,首先你需要做的是:

接受緊張,但當工作時,專注在工作,而不是你的心情,與其他人的想法。

會緊張,可能是因為陌生,但有更大的一部分,是你對自我的期許,所以開始想東想西,變成內心的小劇場太多事情了,而面對工作時,你被自己的心中小劇場,分心了!

👉 解決方式

將你焦慮、緊張的事情,一一寫在你的筆記本、手札中,然後針對每個事項,分析:你可改變的 vs. 你不能改變的,針對你可以改變的把握,至於不能改變的,那你多想也沒有用,就放下吧。

 

B. 容易出錯

找出錯誤的原因,雖然都是「出錯」,但每個人的問題點是不一樣的,例如:聽不懂主管/同事交代的事情、效率不夠做太慢、弄錯目標或是完成重點、粗心大意打錯字記錯信等,你要找出自己常出現的狀況,才有辦法對症下藥!

 

2. 詢問前輩/同事/主管,沒人理我,怎麼辦?

 

呼應 畢業後不再特別!在職場上的10個心態上的差別 文中有提到的:在職場上,沒有人有義務要教你,加上每個人都有自己的工作要忙,大家會以自己的手頭上工作為重。

但基本上,新鮮人只要有禮貌,用對方式詢問,大部分的同事/主管們,都還是很願意幫忙或教導的:

 

A. 瞭解你自己的問題是什麼

在問問題前,要先釐清,所以你現在要解決怎樣的問題?

例如:你遇到的狀況是什麼?而什麼是你不清楚的地方?你已經做了哪些功課,發現問題癥結點在哪?或是你已經找了整個電腦資料夾,就是找不到相關資料?該到哪個地方找資料呢?

 

B. 把問題變成選擇題,或是非題

當問問題是一個open question 開放式問題,等同於這個回答可能要從頭說起,不確定你已經了解的背景狀況,所以想到就覺得頭痛,導致於同事或主管,怕事的,就會直接說「我不知道」;但當你把你的問題變成「請問這個問題我應該要找A同事還是B同事好呢?」即使你的問題,不包含對的答案,對方也比較容易說出,「這是C同事負責的」。

 

C. 觀察對方的狀態,若很忙可以先用email 方式詢問

若主管或是同事很忙,但是這個問題你真的需要透過他們才能獲得解答,我自己的方式是,先email 他們,詢問問題,然後可能遇到時,例如等電梯時、下午茶時間時,順勢問說,「不好意思,我有一個問題,因為剛剛看你比較忙,所以有email 給你,主要是想請教OOO事情。」

這樣的方式,有時候他已經看過email ,也有想法,只是還沒回覆,他可能在你口頭有提出時,會直接回答你,即使他當下無法回覆,他也會對你的這封email 有印象,然後盡快回覆給你,我自己遇到最常的狀況,主管回到座位上,確認email 內容,然後就會打電話給你,給你回答了。

email,不代表寄出就不關自己的事了,而是透過email 的方式,表示出,你尊重對方的忙碌,但你還是有你需要解決的問題等他回覆。

 

3. 做事情很不細心,怎麼辦?

 

我自己也不是屬於非常細心的人,雖然細心是個特質,看似無法改變,但其實還是有一些方法,可以降低粗心的狀況出現:

 

A. 請其他人幫忙再確認

若是比較重要的文件,可以請自己比較信任或是比較好的同事/前輩/小主管等,幫忙再看一下,避免一些用字遣詞的問題。

 

B. 列出SOP 表,或是Check List(核對清單)

把自己常做的事情,而且是比較繁瑣的事情,詳細列下處理方式,若中間有犯錯或是粗心的地方,就可以把這個粗心的點,獨立出一個項目,下次可以再檢查一下,降低再犯錯的狀況出現!

 

C. 常見的幾個新鮮人粗心地方:

a. email 寄錯人:有時候公司信箱,只要打名字就會自動輸入那個人的email ,這時候若有同事同英文名,就很容易按錯人的email ,記錯對象。

b. 轉寄(forward)變成回覆(reply):這很容易出現在,可能要轉寄客戶的信件給主管詢問,結果不小心,按到回覆,被廠商看到你想要說的真心話...

c. 該密件副本(BCC)的,沒密件到

d. 在寫給A客戶的信件,稱呼寫成B客戶

e. 忘記夾帶檔案事小,夾帶錯檔案事大

 

D. 每個待做事項都列下來

與其說不夠細心,有時候是因為我們都對自己的記憶太有自信了,我們認為每件事情都記得下來,或是,認為就只是一件小事,還要動筆或是打字記錄下來,浪費時間,導致於事情出現丟三落四的狀況。

這部分我自己的方式,就是不要偷懶,再小的事情,都記在手札或是筆記本,把待做的事情們都列下來,讓大腦有更多空間思考重要的事情!

 

4. 主管/同事交代的事項聽不懂,怎麼辦?

 

這部分也需要觀察跟釐清,聽不懂的確切問題是什麼:

 

A. 用了太多專有名詞,聽不懂

在業界久了的人,會很喜歡用一些縮寫或是專有名詞,新鮮人的你一開始聽不懂,是很正常的,這時候就只能問,勇敢地問!甚至準備一個小筆記本,一一記錄下來。

在職場上,問問題的人不會被討厭,被討厭的通常是同一個問題,問了好幾遍的人!

所以不要怕問問題,只是問完問題,要懂得適度紀錄,不要讓自己在同樣的錯誤或問題上轉圈圈,不然會看起來像是沒進步、停滯不前。

 

B. 沒有前因後果,可能是別人做一半的工作,所以聽不懂

這不是你的錯,這也可能是交接出了問題,這時候最好的方式,是找到原本負責的人,可以詢問相關問題,或是有沒有相關資源或資料,方便你快速進入狀況。

這樣的狀況,就認真做功課,有問題就問對了!

 

C. 敘述的內容太抽象,一時很難理解,所以聽不懂

這種狀況,其實再討論,可能都只是在不同的平行線上進行著,彼此的想像與理解都不同,這時候最理想的解決方式:

寫下來,或是找到相關的圖片、實物等方式,確認彼此的討論目標是一致的。

 

 

5. 被說反應不夠快,怎麼辦?

 

每個產業、每個企業,甚至是每個人對「反應快」的定義是不太一樣的:

 

A. 從看到/認知到行動,「回應」的速度不夠快

有些人會認為,以下都是反應不夠快:你看到人,怎麼還不打招呼?你看到有工作交代給你,怎麼還沒開始做?你收到email 到回覆收到,怎麼拖這麼久?

 

B. 理解不夠快

通常理解不夠快,是因為

 

a. 沒聽懂對方的話:

每個人的說話習慣有些許不同,需要一點習慣的時間,多觀察對方的溝通方式,用對方的語言、行為來溝通,會讓你們快一點連上線!更快了解彼此表達的內容。

 

b. 專有名詞、知識背景不理解

這部分只能認真做功課、查資料、問同事的方式補足了!

 

c. 觀點不同、出發點不同、對目標設定不同

每個人對一句話的理解,很常會加上自己的詮釋,所以有時候對方說,你怎麼都聽不懂他說的話,不是你真的不知道他說的那句話意思,而是不知道,他怎麼解釋那一句話的!

例如:主管說「這個成本也太高了吧」

他心裡想的是「花這麼多,但又不知道可以賺多少,效益不明下,還要先付這麼多?」

所以若你單純一直找,更便宜的方案,可能對方就會覺得,你怎麼都不懂他想講的內容!他要的不是便宜,而是要效益高!若一個方案3塊錢,但他可以賺進15塊錢,另一個方案雖然只要1塊錢,但他也只能賺進2塊錢,老闆還是會想要選3塊錢的方案。

 

C. 舉一反三的速度

這最常出現在一些創意的會議討論中,這時候你能做的,就是在平常,累積相關題庫、相關資料、相關的梗、對議題的認識深度、跨界經驗等,才有機會舉一反三。

可以隨時做一個筆記本,或是看到有趣的、相關的資料,都截圖放到某個資料夾,這樣沒想法時,可以逛一逛,就有可能新火花出現,久而久之,就有機會,創意唾手可得。

 

 

 

以上是我自己的經驗中,最常出現的職場新鮮人NG狀況,若你有其他問題,或是有其他想法建議,也歡迎在下面留言分享喔!

 

 


涵寶寶

台灣大學 國際企業學系

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