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實習日記|讓你的離職成為公司的養分


 

  還記得第一份實習讓我深切感受到「出社會」是一件多麼「痛的領悟」,甚至很大程度的影響了個人的身心,因而寫下一系列的實習日記,試圖轉化這些負能量。但是兩個月的時間很快過去,暑期的實習工作轉眼而過,我也順利來到了下一份實習——組織與團隊發展的實習生。其中,有趣的是,讓我現任主管對我印象深刻,同時也是我做為一個毫無人資相關背景的新鮮人,卻能獲得這份實習的原因之一,是因為我在上一份實習結束前,向我的大 BOSS 提出了一份組織進化的快樂提案。

  不同於〈實習日記|在工作中拯救靈魂的快樂提案〉著重於個人的心態調適,關於這份組織進化的提案,我首先與當時的執行長分享了在〈實習日記|當工作成為掐住你靈魂的那隻手〉文中提到的幾個異化與造成員工不快樂的原因,接著便提出幾個自己的觀點與建議:

 

  • 創造員工的安全感:

  身為新進員工,一踏進公司最主要的兩個情緒,會是「期待」與「不安」。期待的需求需要靠不斷的對話與歸屬感的創造來滿足,但不安感,除了可以透過簡單的職前訓練與對組織充分的認識來降低之外,硬體方面,整體空間環境的安排,對於員工在工作時的安全感也會有很大的影響。

(一)對公司的安全感

  1. 軟體方面:待遇、資訊、認識等

      職前訓練是非常重要的,甚至是新人報到的第一天,肯定會希望對於這間公司能有完整的認識,但是除了面試中與主管對談所獲得的資訊外,正式的職務內容與環境、甚至是其他工作夥伴,都希望能夠有更詳盡的介紹。例如月會上向大家介紹新人,請新人自我介紹之外,也許也能讓其他公司員工能夠向新人介紹自己,讓新人在單槍匹馬的加入這個全然陌生的環境中,能感受到歡迎與友好的氛圍。

  2. 硬體方面:空間、環境、設備等

      在公司的內部環境安排上,倘若座位擁擠、空調設備不佳,會很容易造成員工在工作狀態上的不適。然而工作環境的營造是非常重要的,畢竟人們一天八小時以上都必須待在這個環境之中。除此以外,區域的劃分也需要很多的思考。倘若主管們的座位與基層員工有所區隔,甚至自成一區,那麼潛移默化中,很容易讓人備感壓力,並且無形的強化了組織內部的階級意識。不但會讓未來夥伴們的溝通成本提高,更可能讓基層員工不願意將問題及時反應給正確的負責人,而造成漏球或資訊傳遞不佳等問題。另外,也建議能夠提供幾個個人獨立空間,讓夥伴如果需要靈感、或是自我情緒調節的時候,能夠有個不被打擾的工作空間,保持愉悅的工作心態,提升創作上的產能與績效。

(二)對職務的安全感

  除了對公司場域的安全感之外,對於職務的安全感也很重要。尤其以我上一份實習的職位來說,專案組是以專案為單位做事情,但在一項專案中又會細分為很多小項目,因此當項目間彼此牽連時,不只要對於自己所負責的事情有全盤的了解,對於不同夥伴手上的案子也必須要有一定的了解,才能在需要協助的時候隨時出手,否則會耗費大量的溝通成本,在同一件事情上。因此建議,在分配專案工作時,最好都要能提供詳細的資訊與彼此分工的狀態,並且隨時追蹤,才不會讓員工總是在隨時待命卻又不知道自己在等什麼。

 

  • 增加團隊內部凝聚力:

(一)職務與使命的連結

  會加入一間公司,除了職缺與薪資符合自身的期待以外,更重要的是認同企業的願景與使命,也就是受到「雇主品牌」吸引。但是很多時候,專案組正在做的事情,並不會讓人覺得自己在職位上的付出與組織的使命有什麼太大的關係,這時候就會很容易出現第一種及第二種的異化,也就是對於產品和生產過程本身的疏離。員工會漸漸迷失在繁冗的工作程序中,卻感受不到自我的價值,因此認為自己不過就是一個替公司賺錢的機器人。

(二)個人與組織的凝聚

  改善了環境與職務上的障礙之外,最重要的就是拉近員工本身對於這個組織的認同、以及增進員工與員工之間彼此的連結。以新創公司為例,最大的優勢莫過於公司文化輕鬆、整體的員工年輕。而年輕意味著個體意識雖強,卻很容易可以打成一片,但是平時的工作繁忙並不會有太多的機會讓彼此有所認識,因此,月會的存在就成為一個很重要的機會,如何利用所有人都會參與的活動來延伸彼此的連結,就非常考驗公司經營者的智慧。而這點也會在下一點的建議中再提到。

 

  • 打破上下階層的溝通隔閡:

  在組織運作過程中,有一個最大的成本就是溝通成本,當雙方的資訊越不明確、越不對等,就越可能提高不必要的溝通成本,這裡將細分為上對下的溝通,與下對上的溝通兩大面向來說明。上對下的溝通隔閡:

  這部分的情況,主要發生在主管在交辦事項時,無法讓員工對於這件事情有全面的理解,加上在人力不足的前提下,有許多的分工都是以非常臨時的情況被分派。當情況越緊急、分工越臨時,就可能出現理解不完全的情況,所以希望能夠引入較有效率的團隊協作工具,讓主管們可以隨時掌握員工的工作進度,並且員工也能在需要協助的時候隨時向主管提問,而不是因為擔心看主管臉色、怕問錯問題,而自作主張的擱置問題或擅自解決從而引發更大的問題。

(一)下對上的溝通隔閡:

  在傳統的組織中,多半以金字塔型的分層為組織運作的權力架構,但事實上,這樣的組織型態很容易造成上位者在尚未確切了解問題脈絡的情況下,就必須做出對整體而言相當重要的決策;另一方面,基層員工遇到的最大困境則是問題遲遲無法上報,或是無法得到改善等,為了避免上位者看不見問題、下位者眼睜睜看著問題潰爛發炎,這裡有幾個簡單的建議:

  1. 每月月會

      月會是一個月中難得幾乎全體員工齊聚一堂的時刻,除了以往老闆與各組主管的進度報告、財務報告,以及執行長為大家帶來的分享之外,會希望這個時刻可以「更平等」,也就是希望可以讓它成為一個打破層級的特殊時刻,讓每個人都能成為分享者,哪怕只是一個兼職夥伴或是實習夥伴,也必定會有值得其他人學習的地方,而分享的同時,也是在創造一個舞台,讓員工能夠感受到自我的價值與成就感。

  2. 與高層對話的空間

      能夠提供一個機會與執行長近距離談談是一個很棒的機會,然而這也是許多新創團隊的優勢,如何在資源不足的情況下,盡可能的降低團隊溝通成本,讓基層員工能夠更貼近組織的理念,從而打造員工們跨層級的凝聚力。但是據我所知,這個功能並沒有被太大的利用,雖然執行長的時間一定很難約,但還是希望能夠善加利用這個優勢,來傾聽民意,同時掌握組織內部的最新動態。

 

  其實在與前執行長一對一見面之前,我一直感到忐忑不安。這份忐忑來自於其他員工們對於我這個行動的無動於衷。說是無動於衷有點太過,但是在與幾個較為親密的工作夥伴分享這件事情時,得到的回答多半是:「很好啊,就去做吧。」在他們眼中,我感覺到自己彷彿不過就是個過度天真的初生之犢,不懂得社會運作的規矩。對於早已適應這些惱人小刺的他們而言,工作縱使不快樂,也依然能過下去,因為工作本來就不會毫無壓力、不可能快快樂樂。

  於是,當我與他們滿心歡喜地分享我在《重塑組織》看見的種種希望後,換來的也不過是被貼上「太過理想化」的標籤。我不服,於是一時衝動之下,在實習即將結束前的飯局上,親口約了執行長。當下,執行長眼裡充滿著毫不掩飾的意外,隨即欣然答應。對一個滿懷雄心壯志的創業家而言,我的邀約可能只是一個稚嫩菜鳥的有事相求,但當我在離職後,依然踏上前公司的土地上,履行了我的承諾,遞上了整整五面 A4 紙的提案後,我得到了過去兩個月以來,從來沒有過的另眼相待。

  在我分享了種種的觀察與個人的建議之後,最讓我意外的是執行長的肯定與熱切,讓我覺得自己的堅持沒有白費。同時,那次的相談,也為我原先毫不起眼的實習生活增添了一道深刻的記憶,延續了我與這間公司的緣分。而且是好的緣分。

  執行長說:「其實這些問題也許一直都在,但是願意花時間整理、並且直接告訴我的,妳是第一個。」而這句話,也成為這間公司送給我的最佳餞別禮,讓我能夠更篤定、更勇敢地踏上下一份「組織與團隊發展」的實習。

  謝謝這間公司給我的養分,也希望我的離職能夠成為它的養分。

 

 

後記:

  約莫過了兩個多月,我從目前就職的公司下班後,回到前公司探望大家。晚上八點多,辦公室依然燈火通明,慶幸的是,前同事們正在做工作的善後,吃著鹹酥雞一邊閒談,準備回家。前主管則是在看見我後,露出驚喜的表情,打了個招呼後又切換到忙碌的加班模式。聽前同事說,自從那次談話後,執行長把我的提案帶進了主管會議;公司也聘了兩個新的專案經理分擔我前主管的工作。儘管過了表定的下班時間,辦公室依然燈火通明;儘管座位依舊擁擠。

  一切看似沒有任何改變;也或許一切正在默默改變。而現在,我也已經是個局外人了,至少,曾經,我已盡了我最大的努力。但無論如何,希望每個人都能相信,工作的快樂不是一個過度理想化的目標,而是一個全人類都渴望且能夠實現的未來!


本文章發表於:觀點放送

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