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為何 Check 了無數次也是錯?3 招幫你徹底「找錯處」


「為什麼你總是重複犯錯?你可不可以小心點?」上司 Jessica 在大發脾氣,將桌上的文件重重扔在地上,指著 Kelvin 的鼻子大鬧,「你工作了一整年也是錯這些!小心點是不是這麼困難?」

Kelvin 一聲不響,低著頭默默地返回自己的位置。原本屏息凝氣在門外偷聽的同事,立即裝忙起來,消除尷尬的氣氛。

這是今個月第 3 次被 Jessica 鬧,但不幸地,今個月只是過了 3 天,平均每天被鬧一次。

每次的原因也很單純,就是 Kelvin 總是犯上一些不小心的錯誤。輕則錯日期年份,重則金額或寫錯客戶名稱,弄得同事每次都要替他補鑊。

Kelvin 不是沒有 Double Check 的習慣,但不知甚麼原因,就是 Check 了 10 次都會走漏眼。

其實要改善這個問題,是有一些竅門。

不要集中特定問題

許多人在 Double Check 時,很容易會有一些前設 — 「有串錯字」、「有無錯 Grammar」、「上下款」等。當一個人有類似的前設,很容易就會忽略其他內容,往往改了日期就忘記改上款,改了上款又寫錯金額,所有東⻄寫對了,卻忘記 Attach File。

如此檢查,再檢查多少次也一樣會出現錯誤。所以在 Double Check 時,不要只針對一個問題檢查,而是完整地檢視,甚至將內容讀出聲,會令你更容易察覺問題所在。

換個角度

除此之外,在 Double Check 時,不妨試試將自己幻想成上司、客人,當他們在看到你的成品時會想些甚麼,又或是期望看到甚麼。除了能抽離一點,更重要的是讓對方更能理解你的想法,特別是當對方常對你說「我不明白你說甚麼」的時候。

許多時候當對方不明白你在說甚麼,很可能是因為你墮入「假設對方知道」的前設,忽略了部份內容,對方看下去就是沒頭沒腦的一大段文字,容易造成一些溝通上辭不達意的情況。

無論是防止錯誤,或是令溝通更流暢,多從對方角度考慮都是百利而無一害。多交代一下前因後果、把對方當成一無所知的讀者,都可以減少發生錯誤的機會。

放下你的工作

如果以上這兩個方法也起不了作用,就嘗試在 Double Check 前,先花數分鐘放下你的工作。不論飲杯咖啡、到洗手間一趟也好,讓自己的大腦稍作休息和冷卻,並放下剛才工作的一些想法。

數分鐘後當你再次回到你的工作前,你會更容易進入另一個角度去 Double Check 自己的工作。

因為我們在寫任何東⻄時,心裡大概都會有一些想法,怎麼寫、留意哪裡、上次錯了甚麼等。如果再完成的當刻立即進行 Double Check,很容易跌入盲點,無法從自己的想法中抽離。反而,當你放下剛才的工作,大腦就可以得到 Refresh,就如網站內的重新整理,讓你把思路再次梳理清楚。

如果你本身是一個錯漏較多的人,第一步就是不能太急,越急只會越容易錯。把自己以上 3 步訓練好,並將其養成習慣,逐漸縮短過程,就能在最短時間內找出錯處。

 

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