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石頭哥

個性爽朗科技業主管、大學教師(證字號14306?)、認養人、課輔志工社長一枚,也是3C亂敗教主。有個奇怪體質—《喝杯咖啡,頭痛就好的體質》。20餘年品管經營、大學教學、職涯探索,願與您一起學習成長。免費論文捉刀、書審提點、求職請益

用心準備的ppt,報沒幾頁就被轟下台,怎麼辦?


用心準備的PPT,報沒幾頁,就被轟下台,怎麼辦

每週五分鐘,掌握實務技巧,讓你從容應對職場事務!

【前言】
日安,我的朋友,我是石頭哥。
時光飛逝又到了一個月專案簡報的時間了,你是否常常面臨花了好幾天絞盡腦汁、嘔心瀝血好不容易整理出來30多頁PPT,連同事們看了都讚嘆你為神人的簡報,想不到上台報告沒幾頁,老闆就顯得不耐煩了,正侃侃而談準備進入精彩故事時,老闆就打斷你的報告,直接說:請講重點。你來這麼久了,怎麼連報告都不會?
超級傷人的....你滿臉委屈,恨不得衝上前去,一手抓住衣領狠狠地海扁他一頓,讓他知道你為了這份報告連女朋友都晾在陽台吹冷風了,你還想怎樣?
唉!石頭哥體會你的無奈,俗話說官字兩個口,說話不可靠,上說有理下說也有理;我說闆字三個口,管你怎麼報告,想K你怎麼報他都有理由啊。

實用指數:★★★★
適合對象:經常要簡報,卻常常被打槍的職場人適合服用。

錯在,你不懂得用結構化的表達】
前言我的話是這麼安慰沒錯,不過坦白說,很多時候真的是你的錯,不是你的報告沒有重點,而是你不懂得用結構化去整理你的報告,讓他完全抓不住你想陳述的內容,因此,今天就讓我們來聊聊:怎麼樣報告才能抓得住老闆的眼球和耐心呢?

《 典型的誤區 》
如果你擅長寫作、寫小說,而且自認為文筆相當的好。拜託,千萬別用在職場對老闆的專案簡報上面,職場講求效率、效率、效率,你讓老闆覺得你在浪費他的時間,他鐵定會聯想到你平時做事是不是也是這麼沒有效率啊?!這不是拿石頭砸自己的腳嗎?

《 正確的作法 》
一、運用金字塔的結構化表達:
麥肯錫咨詢顧問公司有一位神人,開發出一套邏輯思考方式,稱為金字塔原理,而且還出了一本書啊,教導你除了MECE法則之外,還提出了一個『SCQA結構化表達』的工具。SCQA是四個英文單詞的縮寫:S,情境(Situation);C,衝突(Complication);Q,問題(Question);A,回答(Answer)。你要是把它買回家好好讀它一遍,包準你看完了還是莫宰羊,深深讚歎:果然管理是一門藝術啊。

其實,沒這麼記住這句話就夠了:情境衝突 問題 答案
意思是說:情境是指問題發生的背景,而在這個情境中目前出現了衝突;衝突引發了問題,而回應問題的答案就是金字塔頂端的主論點(結論)
案例一:
(S) 本季cost down target 5%;(C) 實際達成只有2%;(Q) 為什麼沒有達成目標?;(A) 業績落後的原因?
以上S-C-Q-A的推演中,A是回應Q的答案,也就是金字塔原理頂端的主論點,而下層論點即為上層論點的原因。

案例二:
(S) 背景:心理帳戶問題;(C)衝突:大方卻不下單;(A) 對策:心理帳戶的商業邏輯
S:你這個產品怎麼看都是極品啊....但是售價八萬六總覺得太貴了點...
C:目測這傢伙,闊氣十足,怎麼看都不小氣啊
A:這樣吧,今天就讓我們來交個朋友,一口價六萬八給你,別跟我再殺價囉,我已經砍到見骨了,不過啊,我有個條件....

二、PPT結構化呈現:
如果會議中你只有三分鐘的時間呈現你的報告,則one page一頁式ppt呈現三層結構,第一句就說結論、效益,再陳述透過哪兩三個構面;如果你有三十分鐘報告,那麼你就可以抓住一個故事性的方式來陳述,先說結果再陳述原因,每頁的標題就是該整頁的結果,套用這個架構你可以在短時間內,把任何一件事說清楚說明白,差別只是深淺度的不同罷了。
口訣:結論先行以下證上 清晰歸類 邏輯推進。
感覺有沒有像是KJ法(親和圖),用3M便利貼就可以做好清晰歸類、邏輯推進了;當然,你也可以運用心智圖APP像是XMind,它可以協助你做好分類分組,拉出層級架構,再看看是否吻合上層是果,下層是因的架構,邏輯清晰之後再來製作PPT都不嫌遲。

【結論】
你,就是自己職涯的CEO
職場講的是結果、效率、價值、成本,有時候不是你的報告沒有重點,而是太過於發散沒有收斂,內容繁冗應該去除旁枝末節,同時要搞清楚你要報告的對象是誰,他想知道的是什麼,再把你要陳述的事實透過結構化的方式去呈現,最好文字少一點,表格多一些些,能有改善前、改善後的比較表更佳,而不是自我感覺良好,那麼你就只有一改再改三改都無法滿足老闆了。

 



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本文章發表於:學長姐

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