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【成為任何人也不成為任何人】#3 活動長:識「實務」者為俊傑,活動人的 3 個願望


  踏入大學,沒有光鮮亮麗的活動參與背景,也沒有頂尖高中的文憑,面對菁英雲集的政大,我形同第一天上班的餐廳工讀生,渾身散發愚鈍氣息,做事不得要領,在經歷企管之夜的陶冶後,偶然在修習創創入門時對創聯會產生極大的興趣並毅然決然地加入,從此展開活動人修行之旅。

  本篇文章無任何心靈雞湯,主要是在籌辦活動過程中常常許的 3 個願望,並從過往經驗中歸納出的幾項心法與手法,如果正在閱讀的你也有些獨特的見解,也歡迎你與我分享!

 

 

如果我有一本通用的錦囊妙計...

 

天底下不可能會有一套萬應的「作法」,嘗試,會找到更好的解方。

 

|問題與嘗試帶來的結果

  以自己為例,我會先訂出一項大目標再進行不一樣的嘗試,並檢視結果,分析成功或失敗的原因。在這個學期我晉升為創聯會 8.0 活動長,面對時程規劃、工作表編排抑或是會議形式,我訂下了一項大準則 ——「使用方便」。具體而言,前期在規劃時會需要來回確認日期與分工時程是否吻合,所以我製作了學期排程與分工排程並放在同一張編表,方便查閱。中期為活動前置作業階段,需要充分的閱覽不同的會議紀錄,此外,最害怕的就是忘記任務死線,項目沒做導致排程延宕,前者可以透過將會議記錄與會議連結(前半段疫情肆虐期間為線上會議形式)以制式化貼文張貼在組內 Line 群組的記事本裡,標上日期,並預先寫上會議討論內容大綱,方便日後查找資料。後者則是使用現今可以自動提醒行程的軟體,開啟組員共用的 Timetree 好做到即時修正與進度追蹤。

  當然這些方法並不完美,分工排程表疏於更新,原因是其用意在於提醒任務執行者死線與組長可以確認執行進度,也就意味著對組員來說, Timetree 在意義上完全與分工排程表重疊,透過每週組內會議的時間,固定同時進行進度彙報與排程表更新可以更好的解決問題。會議記錄張貼在記事本中在找資料時也鮮少用到,原因是其實憑著粗略的記憶並花一點時間就可以找到在特定會議記錄中的資料,特地打開記事本找反而多一項程序,然而積沙成塔,當需要一次找 10 幾項資料時所耗費的時間依舊可觀,經過此經驗,我認為將多次會議紀錄彙整成同一個雲端文件並使用 Ctrl+F 查特定資料才是最快的方式。透過發現問題、做出嘗試、分析結果,我可以在一次次的嘗試中找到更好的解方,並在下一次遇見問題時直搗核心。

 

|檢討是必然程序

  活動後檢討是最精華的時刻,「活動家」創辦人 Boky 曾在一次訪談中提到「...不自己跌過幾次跤、炸過幾次雷,你甚至都不敢說自己會辦活動!」,每次的活動問題都應該被「具體記錄,並加以內化在前置程序當中」,本學期由創聯會活動組籌辦的 7 次活動中不乏各項流程、內容、設備問題,透過增設場勘項目與流程增修等方式,每一次的應變與檢討都使我們更加利索。

 

 

如果所有人想的都一樣...

 

  思考的方式彼此間本具異質性,我們不應該預設任何人的投入或想法,可以有更多有形的要求,不要有更多不具體的期待。

 

|給予明確的執行項目

  作為幹部,如果對於活動籌辦有所期待,就應該將這些期待拆分成數個要求提供給組員做發想與執行,「我希望你能跟講師討論一下內容」遠遠比不上「我希望你能跟講師討論流程、講師內容等...項與大主題相關內容」,給予準確卻不失發想空間的要求可以在保有部分內容彈性的情況下更符合期待。

 

|列點與比重的重要性

  綜觀本學期的決策過程,透過逐一列出解決方案與具體比重呈現各方案優劣程度是最具效率的方法,「採用比重方式做決策」也是一個具體要求,在擬定比重時會將所有參與者的決策重心統一,執行階段遇到各項瓶頸也可以依照決策時的比重判斷優先順序。

 

 

如果我的一天有 48 小時...

 

  很顯然,時間對我們一樣殘酷。在這學期中我有著多重身分,白天時,我是個勤學的政大學生又是個盡責的新創行銷工讀生,待日落時分,我則扮演著創聯會活動長與系排隊長的角色,每天熬夜加早九的生活一度壓得我喘不過氣,為幫助自己脫離健康危機,並更好的適應現在的環境,我做了幾項重要的取捨與轉變。

 

|放棄追求更好

  這項決定看似負面卻效用滿點,曾經的我習慣卯足全力為每一份工作或義務盡到 120% 的努力,只為讓結果從 85 分上升至 90 分,這麼做實在不符合成本效益,不為一件事情吹毛求疵能夠使我在相同時間內完成另外兩件事情,何樂而不為?

 

|減少個人娛樂

  忙起來最怕疏遠人群,在忙碌之中更應該看見身邊陪伴自己的知心好友,相較於以往習慣性打開遊戲放縱的自己,我現在更願意把時間留給球隊聚餐和朋友聚會,一方面可以增進友誼,一方面與人談話也能帶來心靈上的慰藉並訓練順暢且有邏輯的思考、說話方式。

 

|更好的工作分配

  過去無法接受過多的不確定性導致習慣承攬業務在身,在擔任創聯會活動長期間開始時刻檢視與評估自己工作分配的合理性,也嘗試觀察組員的投入與能力並學習如何拿捏給予最適量的幫助,打個比方:有能力又願意做事的組員只需要提供方向就可以大膽放手;能力尚可也願意做事的組員就要從旁提供技術支援,如果碰到不願意做事的就該檢討入社審核標準了,以此除了讓組員可以學習創造與管理外也可以減輕自身負擔。

 

|時刻保持彈性與警戒

  雖然會排每日時程表但仍舊要保持一定的彈性,時時要有著社團或球隊會跳出緊急事件需要處理的心理準備,當心裡有個底,心態就不會崩,花時間看心靈雞湯的時間也可以省下了,好賺!

 

 

  加入創聯會是我在大學中做過最正確的事情之一,先不論資源水平優良,這裡開放的環境給予幹部們極高的自由度可以嘗試不同的管理方式與分享彼此的經驗與問題,透過槓桿效果提升經驗值。開始學習籌辦活動的這兩年鍛鍊我面對難題沉著應對的能力,也時刻培養著情緒控管、待人接物的技巧,驗證不少處事方式的缺誤,也認識更多精明能幹的朋友。期望看到這裡的你有所收穫或有所認同,並展開新的思考,也願你我在成為任何人的路上成為自己。

 

政大創聯會 8.0 活動長 — 沈柏碩

 

 

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