看了很多會議技巧，卻還是對例行會議抱著恐懼？
提供我們公司的每日 15 分鐘的匯報會議技巧與方法給你！

延伸閱讀：
如何改善冗長的每日例行會議？（上）

改良版的站立會議（Stand-Up Meeting）

每日站立會議是指每天早上舉行的短期會議。
該活動起源於 1990 年代興起的敏捷開發（Agile Development）。
站立會議一般用時五到十五分鐘，
有時候也稱為站立的早晨點名或每日例會。

在會議上，每個團隊成員需要回答三個問題：
今天你完成了那些工作？
明天你打算做什麼？
你的任務有遇到什麼困難嗎？

密蘇里大學商學院的研究指出，
坐著開會雖然舒適，
但也可能讓與會者忽略時間的流逝、拖慢會議效率，
平均比站著開會多用上 34% 的時間；
而且，坐著開會所得到的決策品質，和站著開會相差無幾。

搭配 Airtable 作為會議記錄

會議之前，我們會用文字描述今天自己做了哪些事情，
記錄在 Airtable 上（一個極其智慧的試算表）：

如果說 Google Sheet 是試算表中的 Nokia，Airtable 就是試算表中的 iPhone。

Ｑ：「為什麼要有文字紀錄？」

第一是練習寫出任務，用簡短的方式陳述，
並讓其他成員能在會議前「先行閱讀」，
才不會會議當下第一次聽到，還來不及反應與思考，
只能猛點頭，後來發現不對又要重開會議？（瘋了不成，時間很寶貴的。）

另外，會議當下講的都是要「與他人有關」的事，
這才是「會議」的本質，
其他與他人無關的任務，請大家自行閱讀即可。
（如果其他同仁在你的任務卡內有回應，
就表示這任務「與他人有關」，那麼你在會議時就能回應一下）

會議當下切換檢視：日曆檢視

一目瞭然今天，昨天，與這週發生了什麼事情，
讓我們能了解任務與工作的進展與發展。
除了明顯改善了一篇一篇冗長的會議記錄（Word 或者雲端文件的會議紀錄）之外，
更重要的是，
讓我們以時間軸的方式，去了解任務的進展與變化。

這是電腦版的 Airtable，它也有手機版的 APP。

【祕技】改良版的匯報會議流程與技巧

我認為站立不是重點，
如何讓「匯報有效」、快速，
讓參與人員認為「跟我有關」，
甚至能「有效追蹤」才是匯報會議的重點。

我們公司的匯報會議是「週間的 21:00」
因為是我們有遠距員工，就像我；
第二是這時間大家通常已經把今日任務告一段落，
再以匯報會議作為收尾，
沒做完的就明天繼續，
遇到困難也能在會議上尋求協助。

相對於早上開會，任務都還沒執行，
所以比起討論昨天的任務，
我們更傾向去檢視今日執行的任務。
（語音會議完後，如果有空的人還能繼續閒聊個，因為深夜適合談心嘛！）

1. 執行任務當下就先撰寫任務卡（以免忘記寫，會議前才在趕），
會議前 10 分鐘，上 Airtable 查看大家的任務，有問題或不懂的就留言。

2. 21:00：進入群組語音通話，
記得沒發言的人要關麥克風，
給講話的人良好的發言環境。
每人依序回報，記得「講與他人相關的事」，
只跟自己有關的事情，留給他人自行閱讀，無須多講。

3. 匯報完畢，主持人（通常是老闆，或者也能輪替）
依序詢問是否有臨時動議，沒有的話就散會。
會後，修改自己的任務卡（如果有需要增添什麼的話）

平均會議時間：10–15分鐘

後記：站立的本質是什麼？

由於我們有部分員工是遠距離，無法站立面對面，
所以讓我重新思考「站立會議」的本質是什麼？

我認為是「專注」。

所以我提議使用 Airtable 而不是用一般的雲端文件工具
（Google Doc、 Dropbox Paper，別談 Word 了…無法即時同步又有版本控制問題），
運用它「卡片」與「日曆檢視」特性，
提升了事前閱讀與會議紀錄與追蹤的效能，
因此達到「站立」的效果——
因為大家能在會議前先行閱讀過，了解今日的任務狀況，
以及自己能提供什麼協助。

專注，不光光只是「站立」這個動作，
而是用良好的流程，提昇大家的速度感、事前準備與事後追蹤效率。

在「快速競爭的時代」，該如何提升你與公司團隊的職場工作生產力？

歡迎到我們公司五月份的專題：「秒速時代，電商必爭」，
看看電子商務公司，是如何在這壓力倍增的時代下，提升自己的工作效率。

此文分上、下集，全文於自己的 Medium（部落格），排版與閱讀體驗更佳

https://medium.com/jandi-blog-tw/jandi-daily-meeting-148fbbf29a75

謝謝，看到最後的你

若喜歡我分享的內容，
請給我一些回應與獎勵，讓我持續將觀點帶來這邊！

最後，也歡迎你追蹤我的個人臉書
大多的生活見聞都會在我的臉書或部落格，有空時的週日晚上也有觀點分享的直播。 

回覆此文章

侯智薰 (Raymond)

國立成功大學 National Cheng Kung University 不分系專案學程 · 工業資訊管理 · 化學工程

追蹤 321 鼓勵作者

雷蒙三十 Podcast 節目主持人

1 則回應