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Wendy

左手寫媒體寫公關,右手點戲點電影,翻譯遊走語言間,紅白拖要不停走。

《在學生必知》怎麼寫email,讓職場前輩樂意回覆email甚至接受採訪?


 

Google搜尋「怎麼寫email」會跳出來近4千萬筆結果,這件事就像講話一樣,大家都知道好好講話很重要,但還是會有些人踩到對方的雷,或是聽到就想給他「巴蕊」。

 

email有多重要?它可讓過去遙不可及的距離瞬間縮短,在職涯上,讓你可以直接聯繫到過去可能要透過校友會或人際關係才能認識的學長姐或前輩,你可以詢問問題,有作業需求還可以採訪到對方、直接互動。

 

過去五年我不時會接到學生的來信,從國高中生詢問念外文系的出路,到大學生請教職涯發展,除了訪談也有演講邀約,看過許多令人哭笑不得又火冒三丈的email,究竟什麼樣的email才能更快得到回覆,甚至達成你想要的目的呢?

 

email(電子郵件)是什麼?

在台灣接受國民教育的同學們應該都經歷過背誦「XXX鈞啟、順頌時綏」書信的痛苦時期,但早在我們就學期間就出現電腦,電子郵件讓書信格式更加輕鬆,2010年社群媒體時代開始,即時通訊軟體 MSNLINEInstagram私訊等出現,讓對話可以更簡短快速、甚至更有效。

 

然而,電子郵件不是私訊,英文拆解來看是e-mail(電子/網路的郵件),顧名思義請把它當信件來寫,除非跟對方已經非常熟,或是彼此沒有即時通訊軟體,才會有共識地把電子郵件一來一往當私訊用。

 

電子郵件還是一種書信。

 

理想email的基本元素

以下是我認為理想的email該具備的元素,會讓整個架構看起來更完整

 

開頭

稱呼對方

  1. Wendy您好(對方英文名字+招呼語):尊重又不失禮貌
  2. 學姊您好(對方和你的關係+招呼語):親切又不失禮貌
  3. Wendy學姊您好:超級有禮貌
  4. 張小姐您好:通常是公家機關或企業單位的用法,可以避過

 

前面三種其實都可以,重點是要讓對方覺得「喔你知道我的名字,有做過功課知道我是誰,還打了招呼有問候」,而「您好」或「你好」也都可以,如果你擔心前者太過正式,也可以輕鬆點用後者。

 

別以為只有寫「您好」就很禮貌,看起來很像百貨公司發給所有顧客的信,我怎麼知道你不是同樣的內容複製貼上給所有人?你也不是不知道我的名字,不是嗎?

 

如果是英文,可以直接用「Hi Wendy」,「Dear Wendy」是比較老派的做法,但不要除了Hi Wendy之外,其他都用中文,那又顯得太輕浮。

 

簡單自我介紹:就讀學校和名字

包含,在哪裡知道對方:在哪個平台上看到文章/朋友提到/老師介紹。

原因是我們每天接到的信件非常多,如果你不想對方忘記,一定要先告知名字,可以不點出學校,但表明就讀年級可幫助更了解你;同時告訴對方你是怎麼知道他的,顯現了你有多了解對方,前面這些不要超過五句話。

 

內文

表明寫信目的

是要提問/邀約採訪/喝咖啡(coffee chat),你「想要」對方做什麼?如:

  1. 有幾個問題想請教+以下列出問題
  2. 有個作業需要執行,希望可以訪談你

 

所以點出日期、時間、地點非常重要,你的問題和作業一定都有時間限制,所以也要提供對方你希望可以進行的日期、時間、地點,提議的選擇至少兩個

 

結尾

其實就是你希望得到答覆的時間+感謝語,如果你的問題或作業有時間性,請加上希望得到答覆的時間,以及感謝語,範例如下:

 

因為是這學期的作業,所以希望可以在315號以前得到Wendy的回覆,讓我們都有充分的時間可以準備,非常感謝你。

 

後記得加上你的名字和啟告語:王大明上。

 

不溫馨也不小的溫馨小提醒

  1. 使用「正常的名字」:王大明、Kevin WangKevin Da-ming Wang,不要使用「可愛的大名」或其他意義不明的暱稱,請預設你是要跟「全世界」的人溝通,所以除了你的母語之外,請使用通用語言——英文,即便你有額外需要顯示日文、韓文等其他語言,也將英文補上
  2. 不要使用表情符號:電子郵件不是私訊,第一次通信請中規中矩來
  3. 不要使用「哈哈」、「喔喔」:朋友之間的「哈哈」是種輕鬆、打屁聊天的隨意,甚至有時候是隨意敷衍,如果你不希望對方敷衍你,請不要用這個
  4. 內文字體大小和字型一致:如果你的文字有複製貼上的,請記得全選、選擇一樣的字型還有字體大小,以利對方閱讀

 

進階版提醒

使用「正常的地址」:這是進階版提醒,如果你希望這個電子郵件日後是你主要對外的聯繫方式,當你長久的私人信箱,申請電子郵件地址時請謹慎命名,以下是幾個建議:

  1. 姓名英文拼音:wangdaming@gmail.com
  2. 常用英文名字+姓氏:peterwang@gmail

 

如果都被註冊完了,必須加上數字,請不要超過四碼,可用你的出生日期,或是任何對你有意義的兩碼數字。

 

結論:得到回覆=客製化+禮貌+做功課

回顧我收過的信件,能讓我在短時間快速回覆的都具備以上三個條件,「客製化」代表的是寄件者可以清楚陳述出在哪裡閱讀過文章,以及對他的影響是什麼;「禮貌」是讓收件者閱讀起來感受到尊重,尊重到我們開信閱讀和回覆的時間。

 

而「做功課」更是重要,當你提筆寫下你的問題、提出你的要求時,你是否有先上網查過、詢問老師/同學相關問題,可以有條理、「具體」的說明?以下兩個問題:

  1. 我不知道要填科技大學應用外語系,還是一般大學英語系?
  2. 請問台大外文系的文學課,老師授課的方式是帶大家一起念文本,還是你必須要先看過,老師上課只是大略提過呢?有什麼是我還在唸高中時可以準備的?

 

第一個問題,是要自己上網花時間做功課,第二個問題就可以看出,提問的人很清楚知道他的目標,他想瞭解更多的是文學課的上課方式,還有提前做的準備。

 

越具體的問題,才能幫助對方越快回答你的問題。要記得,學長姐或前輩們通常都會很樂意回答你的問題,有時候讓我們心煩的只是文字間的態度。

 

email可以學習的技巧也是一門需要琢磨的藝術,期待大家都可以得到想要的回覆。


本文章發表於:觀點放送

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Wendy

國立臺灣大學 外國語文學系

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2020-03-12 00:59 #1

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2020-03-12 01:40 #2

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2020-03-19 01:22 #3

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2020-03-20 17:06 #4

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2020-03-27 16:24 #5

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