追蹤

KYY

最美的風景 是走走又停停

【英文。商用書信寫作分享】簡單七步驟 有效溝通又不失禮貌


這個時候除了擔心,除了煩躁和克服自己耍廢,還可以做些什麼呢?充電,是我不斷灌輸自己的能量,在什麼都不太能做,不能出門不該聚會,多看多聽瞎擔心的時候,把一些留學課堂上累積下來的收穫整理,也發現有些素材應該蠻實用的,分享出來,不保證完全無誤,畢竟加入了一點自己的解讀和慣用寫法,但歡迎作為參考。

其實從大學時期開始就偶爾聽到教授助教抱怨學生來信,讓人看得一頭霧水,沒頭沒腦又不怎麼禮貌,到了研究所,老師們更是直接在第一節課就立下一串「寄信規定」,包括:不是學校信箱寄出的信件不收、標題不明不收、內容不禮貌不予回覆等,因為現在實在有太多人「不會寫信」!電子郵件和傳統信件結構上確實相對簡潔,但跟社群軟體的訊息比較,還是來得比較正式、專業,當然也有一些眉角該注意,特別是下對上或是詢問事項、尋求幫助時。所以好好地練習寫一封合宜、精要的商用書信也是進入大學、職場很重要的技能!

記得,沒有人欠你,要當作沒有人有義務回答,保持感謝、保持禮貌!魔鬼藏在細節裡!

以下分為七個部分(1-6.1 6.2)稍微分享一下普通商用書信的溝通內容

1/ 信件主題

主題就像是一個人的第一印象,必須「簡單明白」,但記得不要只寫一個,"SOS!!!"、"HELP"、"Thanks"、"Hi" 這種讓人看了既無言,又好像不得不點進去的標題(點進去如果又寫的亂七八糟就印象全毀)。*少用全大寫字母和驚嘆號寫標題,除非真的很很很緊急

這邊分享四種比較常用到的字詞,

  • 詢問類 Enquiry about/Inquiry into ... (例如:Enquiry about flight ticket fares 關於機票價格的問題)
  • 邀請類 Letter of invitation for ... / Invitation of (activity)
  • 問候祝福 Greetings from (Sender)
  • 回覆類 Response/Reply + to ... (客服回信、對於詢問類信件的回信)

補充一個也很常用到的 Update on ex: Update on COVID-19 (最近真的一堆這種開頭的信)

2/ 開場問候

email 再怎麼輕鬆便利都不能少了基本的問候!不熟的人可以用 Hello 開頭,比較親近也可以用 Dear。比較有禮貌的話,對於上司、老師,客戶應該使用 Mr/Ms/Dr/Miss + 姓氏,親切一點的寫法則是直接寫 Hello/Dear + 名字。*First Name 前面就不用加稱謂了。

3/ 信件背景

說明來意,「客套」一下是必要的,可以使用「Appreciate 感謝」、「Pardon 抱歉」、接著「As far as I am concerned 我的想法是 ...」。如果收信人可能不認識你,或是不熟悉,一定要先介紹一下自己,來自某某部門、班級,是什麼原因會寄這封信,希望對方可以解答或幫忙。

詢問類型信件最好提到一下比較精確的「時間」、聯繫管道或人員、誰介紹我寫這封信給您等。

*正式的電子郵件裡也要避免使用「簡寫」如:n (and), cos (because), btw (by the way),要寫就寫完整的。寫在 ps(附註) 的話就比較沒關係。

*多使用 could/would/please be informed 等比較有禮貌的語法

若是回覆型信件可以先說「I am sorry to learn that ... 我很遺憾得知」、「Pleasure/Glad to receive this message from you ... 很榮幸收到你的訊息」等等。問候類型的信件別忘了也問候收件人的家人或親近的友人(如果你也認識或之前有聊到),這樣會顯得用心、溫暖。例如:I hope your family is having some enjoyable time during Christmas holidays ...

4/ 事件細節說明

背景說完了就要開始深入重點!比如得知什麼樣的消息 "As I was informed about ..."、想要獲得什麼樣的建議 "I would like to have your kind advice/suggestion on ..."、希望你早日恢復健康,並請不用客氣找我幫忙 "I truly hope you get well soon, and please let me know if there is anything I could do for you." 等。Administration fees might be applied / Relevant costs may incur if ... 可能產生行政費用、相關成本等注意或提醒事項。

5/ 具體行動 (營造尊榮感、呈現自身努力)

事件內容陳述完畢後就是告知目前的想法、糾結的選項或是直接表明建議方案。I would suggest putting plan B into action/practice ... 我建議可以執行B方案 / What I have in mind is that ... 我目前的想法是 / I am not able to make firm decisions about ... and thus would love to have your opinion. 我還沒辦法有確定的決定所以希望能參考你的意見 / We will be holding the event on (date), at (place), and would be more than happy to have you participate ... 我們會在某天某地舉行,非常期待您的到來 ...

*本文僅提供一些範例,實際寫作還要按照情境調整。

6/ 結尾問候

該說的都說了,再客套一下,並且再次附上聯繫方式,很期待能收到回音等。

6-2/ 最後的最後

就是「簽名檔」!很重要,寫對沒加分,寫錯就零分。

Best Regards, / Regards, / Sincerely, 都可以 (商用信件盡量不要用 Love, / Yours, 除非很親近的人)

*空一行*

署名(盡量寫上全名)+學生證號碼/員工代碼等

職稱

公司名+部門名(用於跨公司的信件)

聯繫信箱或分機

- - - - - - - - - - -

大致分享這樣,真的努力簡潔了,把課程學習到和自己寫信件的經驗濃縮成幾個小步驟,希望能幫助到需要的人,練習把商用信件寫好,不僅為自己的專業形象加分,也有機會讓貴人看見你的努力和謙虛!祝大家好運囉 ❤️

 

🌲森林文章總覽

【英文。商用書信寫作分享】簡單七步驟 有效溝通又不失禮貌

寄信給鮮:juliaelaineyang@gmail.com

Follow IG:ivoryspuzzle(澳洲記事)

布里斯本留學生活鮮玩吧。世界腳印


本文章發表於:工具文版

加入514

KYY

台灣大學

追蹤 745 鼓勵作者

最美的風景 是走走又停停

鼓勵作者

目前持有 Blink Coin: Loading..

選擇禮物


愛心

(Coin 10)

幫高調

(Coin 20)

咖啡

(Coin 30)

掌聲鼓勵

(Coin 40)

崇拜眼神

(Coin 50)

驚呆了

(Coin 60)

神人4ni

(Coin 70)

花束

(Coin 100)

鑽石

(Coin 300)

紅寶石

(Coin 500)

藍寶石

(Coin 1000)

黃寶石

(Coin 3000)


送出鼓勵



發表匿名文章不會出現你的大頭圖與名稱,你可暢所欲言,但文章內容務必遵守「佈告欄使用規範」!


回應

送出回應


3 則回應

匿名

2020-03-25 01:06 #1

鼓勵了作者

0

匿名

2020-04-28 17:02 #2

鼓勵了作者

0

匿名

2020-06-09 12:03 #3

鼓勵了作者

0

想回應這篇文章嗎?也想發表文章嗎?
馬上登入來發表文章、追蹤作者、收藏文章或回應文章吧!

註冊 登入