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除了leadership,團隊領導者還要具備的兩大核心思維(下)


第二大核心思維✌️

如何領導一場有效率的會議:釐清會議三階段+永遠想著下一步

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這是領導系列文章的下集,如果還沒看過上集:“學會麻煩別人”,可以點選下面連結前往⬇️

【實用技巧】除了領導特質,團隊領導者還要具備的兩大核心思維(上)
想提升工作效率與團隊向心力,就要學會「麻煩別人」
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之前提到,如果你擔任團隊領導者,除了培養特質之外,還可以透過實用的技巧來幫助你帶領團隊,第一個是學會麻煩別人、第二個則是這篇文要分享的:「永遠想著下一步」。

 

領導真的是門博大精深的學問💪

<如何帶領一場好的會議>

要怎麼做到領導一場有效的會議呢?有個很有用的方法,就是:

了解會議的三個階段:同步、發散、收斂

先來介紹一下每個階段在做什麼:

 

1. 同步

同步指的是「資訊同步」,目的是把大家掌握的訊息、更新進度等,和所有人開誠布公的說明,避免資訊不對等的狀況。

同步其實就是資訊透明化的過程,越透明的組織,不僅能讓訊息更流通、能有效地在第一時間處理,也能讓成員更有參與感,進而促進團隊向心力。

想像會議一開始,主持人就會宣布今天要討論的議題、要達成的目標、詢問各部門要報告的事情…等等,這些都是在資訊同步的階段。

若沒有做同步,很容易讓大家「不在同一個平面上溝通」,當別人講的東西我不知道在做什麼的時候,很容易就會讓人開始恍神,造成開會效率不彰。

使用時機
除了會議一開始要更新進度外,在討論中發現「大家知道的事情不一致」時,就是資訊不同步的徵兆。例如在投票表決時,有些人含有某些訊息,卻沒有和大家說明,導致大家無法把這些隱藏訊息納入判斷標準。這時候最好是先停下來讓大家瞭解情況再繼續,否則很容易淪為沒效率的討論。

 

🌟同步是個很容易被忽略,卻非常重要的工作。想要有效的溝通,第一步要先做好資訊同步

___________

 

2. 發散與收斂

這是兩個正好相反的狀況,所以會一起講。

發散,就是要聚集更多想法的階段。在發散時,資訊量會不斷擴大(而這也是發散的目的)。發想解決方案、搜集資料,都是發散的例子;而收斂,顧名思義就是要把大量的資訊抽絲剝繭、一層一層找到核心的點。

 

(視覺化的呈現發散與收斂,就是長醬子。圖片來源

 

若你的組織期望創新,那你一定不能忽視發散的階段:這是最可能讓出其不意的點子出現的時刻。而且,身為領導者,你要能保護發散時的意見盡量不被批評。

因為,發散和收斂是兩個相反的階段,批評是收斂的時候才要做的是。如果你期望能有酷炫的點子,那分清楚這兩個階段的界線能幫助你更好掌握會議,也能讓創新的成效更明顯。


 

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了解同步、發散、收斂的三個階段後,接下來,來看看怎麼用吧:👇

 

🔥核心技巧1:釐清現在的階段,並在對的時候做對的事

承上述,發散與收斂是兩件相反的事情,所以在發散的時候就盡量增加資訊量、在收斂的時候就以目標為方向篩選點子。

不要在該發散的時候還不斷否決他人意見;也不要在該收斂的時候還一直把議題擴大。

💡Tip:如果收斂階段還想到其他東西,可以先以便利貼寫下放在旁邊,但盡量不要讓話題又偏掉了

當領導人能掌握這個原則,並且和團隊說清楚現在進行到哪個階段,那會議容易偏題、沒效率的問題也應能夠隨之被解決了。

 

🔥核心技巧2:想著下一步是什麼、什麼時候進到下一步

身為會議的領導者,你和別人最大的不同就是:你要隨時想著下一步要做什麼。

在討論時,領導者應該避免自己也和成員一起陷在“太過投入”的氛圍,你忘我的討論議題,卻忘了你今天會議的目的以及最終要產出的東西。

你應該設定好什麼時間要進入到下個階段,並且適時地跳出來主導會議的時間。而你先想好下一步要做什麼,就可以幫助你在每個環節轉換過程可以更加順利。

因此,在做每一步時,隨時記著你下一步是什麼,並且設定好停損的時間,讓你帶領會議能夠更加流暢,效率也就會大幅提升!


本文章發表於:觀點放送

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2020-03-31 00:36 #1

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2020-03-31 01:15 #2

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2020-04-01 16:58 #3

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2020-04-02 23:00 #4

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2020-04-06 01:53 #5

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2020-04-07 18:31 #6

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