文書高手的效率秘密?上班族必學6大Excel功能

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|文書高手的效率秘密?上班族必學6大Excel功能


看完整文章(內有詳細影片教學):文書高手的效率秘密?上班族必學6大Excel功能

😞文書效率無法提升?
Excel 可說是出社會必學的技能之一,不管是在學校、工作,都會有用到Excel 的需要。Excel 內建的功能非常多,你都會用了嗎?

你是不是還只會傻傻地用滑鼠點來點去、徒法煉鋼的填數字🔢?導致做事做得比同事慢、無法提升文書效率呢?

還不會用的話別擔心,本文今天分享6大 Excel 必學功能,學會這幾招,能讓你提高工作效率,做事事半功倍哦🤩~

一、自動換行

Excel預設所有內容都以一列的方式呈現,當儲存格內容超出視窗大小,要如何讓資料在一個畫面裡呈現?

📌操作步驟:點擊【常用】→選擇【對齊方式】【自動換列】




二、表格轉置

輸入資料後,卻發現應該將欄位和列位的內容對調才好閱讀?這時該如何省時的將位置做轉換呢?

📌操作步驟:Ctrl+C 複製整個表格 → 點擊【常用】→ 選擇性【貼上】→【轉置】




三、批量添加單位

如果遇到整份資料要添加單位的情況,你可以善用這個功能,就不用一個一個添加啦~

📌操作步驟:點選儲存格 → 按右鍵→【儲存格格式】→【自訂】→ 加上單位 → 確定




四、下拉式選單

工作中處理編輯 Excel 表格是再正常不過的事情,但要如何才能使我們快速的填充 Excel 表格呢?

📌 操作步驟:選擇欲填充空格 → 點擊【資料】→【資料驗證】→【清單】→ 打上內容




五、拆分內容

不知道如何拆分格子裡面的內容?一個個的手動操作又十分耽誤時間,在這裡教大家如何快速分~!

📌操作步驟:點擊【資料】→【資料剖析】→【資料剖析】→ 固定寬度 → 下一步*2 → 自訂分界線 → 完成




六、儲存格視覺化

如何幫表格內的數字做特別的標記,像是低於多少數職就要畫紅線?這邊教你一個簡單的小巧,只要幾個步驟就可以視覺化儲存格哦!

📌操作步驟:點擊【常用】→【樣式】→【設定格式化的條件】→【設定格式化的條件】→設定條件




|工作中常用的函數公式

【SUM】:計算儲存格區域中所有數值的和
【AVERAGE】:計算某區域中的平均值
【MAX】:找出所選儲存格中的最大值
【MIN】:找出所選儲存格中的最小值

【Left 】 /【Right】
功能:從左截取字串 / 從右截取字串
語法:=Left(值所在儲存格,截取長度)

【COUNTIF】
功能:計算某區域中滿足條件的儲存格數
語法:=COUNTIF(儲存格1: 儲存格2 ,條件)

【IF】
功能:使用邏輯函式 IF 函式時,如果條件為真,該函式將返回一個值;如果條件為假,函式將返回另一個值。
語法:=IF(條件, true時返回值, false返回值)

【AND】
功能:邏輯判斷,相當於「並」
語法:全部參數為True,則返回True,經常用於多條件判斷。




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